Transcription

Classification: General Business UseGEDRAGSCODEVOORLEVERANCIERSSABIC GLOBAL PROCUREMENT SERVICES

Classification: General Business UseGedragscode voor LeveranciersInleiding door de Vice President van SABIC Global Procurement ServicesBeste Leverancier,Bij SABIC streven wij bij elke transactie en overal waar wijactief zijn de hoogste ethische en integriteitsnormen na. Hetverheugt ons dat u interesse heeft om zaken met ons tedoen en wij willen u uitnodigen meer te leren over onzeintegriteitscultuur.Wij zijn altijd op zoek naar samenwerking met Leveranciersdie onze waarden delen. SABIC stelt als eis dat u op basisvan vergelijkbare ethische principes werkt en op economisch, ecologisch en sociaal verantwoordelijkewijze zakendoet. De normen die SABIC aan leveranciers stelt, staan in deze niet-limitatieve wereldwijdegedragscode voor leveranciers (“Gedragscode voor Leveranciers”).De Gedragscode voor Leveranciers geldt voor iedereen die productenof diensten aan SABIC levert. Wij verwachten ook dat derden met wie usamenwerkt onze normen in acht nemen.Als u onze Gedragscode voor Leveranciers niet naleeft, kan het zijn datu niet langer in overweging wordt genomen voor (toekomstige)opdrachten of dat een bestaande relatie wordt beëindigd. Als uvermoedt dat iemand zich niet aan de Gedragscode voor Leveranciershoudt, gelieve ons dit dan te laten weten via een van onze beschikbarekanalen. Alle leveranciers zijn verplicht om integriteitskwesties ofovertredingen direct kenbaar te maken. Het nemen van represaillesvan welke aard dan ook tegen personen die integriteitskwesties aande orde stellen of helpen bij de aanpak daarvan is strikt verboden.Kijk voor meer informatie over onze verwachtingen voor leveranciers op onze SABIC Supplier Portal. Alsu onze waarden en visie deelt, kijken we ernaar uit om met u samen te werken.Abdullah M. Al-GarniVice PresidentGlobal Procurement2

Classification: General Business UseGedragscode voor LeveranciersOVERZICHTOnze Gedragscode voor leveranciers geldt voor leveranciers en hun medewerkers,vertegenwoordigers, dochterondernemingen, gelieerde ondernemingen en onderaannemers die waarook ter wereld goederen of diensten aan SABIC leveren. Voor onze doeleinden betekent “Leverancier”de rechtspersoon die in onze koopovereenkomst/ inkooporder als de leverende partij wordt genoemd,waaronder (maar niet beperkt tot) fabrikanten, verwerkers, logistieke dienstverleners,afvalverwerkingsbedrijven, adviesbureaus, zelfstandige aannemers en uitzendbureaus.DOELBij SABIC voeren we onze zakelijke activiteiten op ethische,legale en veilige wijze uit. Ons streven is ommaatschappelijk verantwoord en milieubewust teondernemen. SABIC verlangt van haar Leveranciers dat zijdeze toewijding delen en overeenkomstig de principes inde Gedragscode voor Leveranciers handelen. Hieronderbeschrijven wij onze verwachtingen voor onze Leveranciersin meer detail. Uw werk is van cruciaal belang en heeft nietalleen zijn weerslag op SABIC, maar ook op onzestakeholders en de gemeenschappen waar wij actief zijn.Wij verwachten van u dat u de striktstenormen op het gebied van ethisch, sociaalen duurzaam gedrag naleeft.PROCEDURESAls Leverancier van SABIC dient u zich aan alle toepasselijke wetten, codes en voorschriften te houden,zoals onder meer genoemd in de relevante aanbestedingsdocumenten (bijvoorbeeld voorstellen ofuitnodigingen om een offerte in te dienen) en de hieruit voortvloeiende contracten eninkoopovereenkomsten. Wij willen dat onze Leveranciers zakendoen op basis van de striktsteintegriteitsnormen. SABIC verwacht dat u op elk van onderstaande gebieden aan deze eisen voldoet:3

Classification: General Business UseGedragscode voor LeveranciersWerkwijzen met betrekking tot het milieu, veiligheiden gezondheidWij verwachten dat onze Leveranciers hun medewerkers eenveilige en gezonde werkplek bieden die voldoet aan alletoepasselijke wet- en regelgeving met betrekking tot veiligheiden gezondheid. Zorg dat het ontwerp en de exploitatie van uwinstallaties voldoet aan de wet en aan de door deoverheid en de sector vaststelde milieubeschermings- en veiligheidsnormen.Zorg dat uw installaties geen onnodige risico’s met zich meebrengen voor het milieu of hetalgemene publiek.Zorg voor een veilige, schone en gezonde omgeving voor alle medewerkers op alle werklocaties.Zorg dat u alle milieuvergunningen aanvraagt, behoudt en in acht neemt.Behandel gevaarlijke stoffen op de juiste manier en verwijder afval op een correcte enmilieubewuste wijze.Bewaak, beheers en behandel lozingen als gevolg van werkzaamheden op verantwoorde wijze.Zorg ervoor dat medewerkers regelmatig de juiste veiligheidstraining krijgen en beoordeeldworden, en zorg voor adequate veiligheidsmiddelen.Houd bij wie welke veiligheidstraining krijgt en wat de veiligheidsprestaties zijn.Heb tijdens het vervullen van contractuele verplichtingen en het uitvoeren van uwwerkzaamheden oog voor maatschappelijke verantwoordelijkheid en milieubescherming.Zorg ervoor dat uw medewerkers de veiligheids- en gezondheidsregels en -voorschriften opvolgen,en hun taken en werk zodanig uitvoeren dat zij zichzelf of anderen niet in gevaar brengen.Laat medewerkers de benodigde opleidingen volgen om goede werkwijzen met betrekking totde volksgezondheid en hygiëne te bevorderen.Eerlijke concurrentieSABIC streeft ernaar eerlijk te concurreren en antitrusten mededingingswetgeving na te leven. Wijverwachten hetzelfde van onze Leveranciers. Ga geenovereenkomsten aan die in strijd zijn met demededingingswetgeving. 4Maak u niet schuldig aan manipulatie van aanbestedingen, prijsdiscriminatie of andereoneerlijke handelspraktijken.Bespreek nooit prijzen, andere commerciële voorwaarden of het verdelen van mogelijke klantenof grondgebieden met concurrerende leveranciers.Neem nooit deel aan andere concurrentiebeperkende praktijken.

Classification: General Business UseGedragscode voor LeveranciersVerantwoord inkopenSABIC streeft ernaar samen te werken met Leveranciers die zich net als wij inzetten voor sociale eneconomische ontwikkeling en de duurzaamheid van de gemeenschappen waar we actief zijn. Koop goederen en/of diensten bij partijendie voldoen aan de in het land vanherkomst geldende normen met betrekkingtot veiligheid en gezondheid, werkuren,salaris, arbeidsvoorwaarden enmilieubescherming.Zet u in om het welzijn van de mensenbinnen onze aanvoerketen te garanderen, de plaatsen waar u materialen verkrijgt en verwerkt tebeschermen, en ervoor te zorgen dat de verkoop van mineralen of andere grondstoffen geengewapende conflicten of schendingen van mensenrechten financiert.Nauwkeurige boekhouding en bedrijfsdocumentenWij zijn voor het rapporteren van onze financiële resultaten, het indienen van wettelijk verplichtedocumenten en het maken van zakelijke beslissingen afhankelijk van onze boekhouding endocumenten. Als Leverancier dient u een nauwkeurige administratie bij te houden over al uw zakelijkeactiviteiten met SABIC. Beheer deze administratie op basis van de relevante boekhoudmethoden.Daarnaast dient u de gegevens van SABIC op een veilige, vertrouwelijke en beveiligde manier tebehandelen. Leg alle zaken gerelateerd aan SABIC geleverde goederen en/of diensten nauwkeurig envolledig vast, bewaar deze administratie en geef op verzoek inzage hierin.Bescherm de vertrouwelijke gegevens van SABIC en voorkom misbruik, diefstal, fraude ofongeoorloofde openbaarmaking door middel van adequate beveiligingsmaatregelen, zodatderden geen toegang hebben.Vraag huidige of voormalige medewerkers van SABIC niet om bij SABIC verkregenvertrouwelijke, bedrijfseigen of geheime bedrijfsinformatie op oneigenlijke wijze bekend temaken.Deel geen vertrouwelijke informatie van derden met medewerkers van SABIC.HandelscontrolesSABIC houdt zich aan de internationale handelswetten en -regelgeving die voor onze zakelijkeactiviteiten gelden en verwacht dat leveranciers dit ook doen. Vergeet niet dat import- enexportwetgeving niet alleen geldt voor goederen, maar ook voor technologie, software, intellectueeleigendom en technische gegevens. 5Volg alle relevante regelgeving voor handelscontrole en informeer SABIC direct als erexportbeperkingen gelden voor producten of technologieën die door u geleverd worden.

Classification: General Business UseGedragscode voor LeveranciersOmkoping, steekpenningen en fraudeOmkoping is overal illegaal. U dient de toepasselijke anti-corruptiewetgeving na te leven. U mag geenenkele vorm van corruptie, afpersing of omkoping tolereren, toestaan of hieraan deelnemen. Dit geldtaltijd, of u nu met overheidsfunctionarissen of personen in de privésector werkt. Bied geen smeergeld, steekpenningen of andere betalingen aan die bedoeld zijn om het gedragvan SABIC of medewerkers van SABIC te beïnvloeden of hun integriteit te schenden. Vermijd zelfs de schijn van onethische praktijken met betrekking tot bestaande of beoogdezakelijke relaties met SABIC.Relatiegeschenken en gastvrijheid 6Geef medewerkers van SABIC geenrelatiegeschenken van enige waarde.“Relatiegeschenken” zijn o.a. fruitmanden,bloemen, koekjes, maancakes en promotioneleartikelen zoals pennen, mokken of t-shirts.In tegenstelling tot ons strikte beleid watbetreft het accepteren van relatiegeschenken,kunnen medewerkers van SABIC in beperktegevallen zakelijke gastvrijheid aanbieden enaccepteren. Alle zakelijke gastvrijheid,waaronder het aanbieden van maaltijden,accommodatie, vervoer en entertainment, dientalleen te worden gebruikt voor de legitiemebevordering van zakelijke belangen.Bied medewerkers van SABIC geen zakelijke gastvrijheid aan voor meer dan 100 USD (of Euro)per persoon en per evenement.o Voorbeelden van legitieme zakelijke gastvrijheid zijn o.a. maaltijden rondom zakelijkebesprekingen, sociale evenementen, kaartjes voor het theater, sportactiviteiten of evenementen, vliegtickets, autovervoer en standaardhotelkamers.o Gebruik zakelijke gastvrijheid om goodwill en goede werkrelaties op te bouwen, maarniet om speciaal voordeel te behalen.Zie voor meer details de SABIC Procedures betreffende Relatiegeschenken enZakelijke Gastvrijheid.

Classification: General Business UseGedragscode voor LeveranciersEerlijke arbeidsverhoudingenOnze Leveranciers dienen de rechten, persoonlijke waardigheid en privacy van ieder individu terespecteren. Wij streven ernaar een inclusieve werkomgeving te creëren waarin de bijdragen vaniedereen worden erkend, alle mensen worden gewaardeerd en gerespecteerd, en iedereen de kanskrijgt zijn/ haar potentieel ten volle te benutten. Volg de wetgeving met betrekking tot vrijheid van vereniging en privacy, het verbod opgedwongen of verplichte arbeid en kinderarbeid, de plaatselijke anti-discriminatiewetgeving enook de wetgeving betreffende arbeidsomstandigheden, salariëring, uitkeringen, werkuren enoveruren.Bied een werkomgeving zonder intimidatie en pesterijen en maak u niet schuldig aan intimidatieof pestgedrag tegenover personen.BelangenverstrengelingIn het kader van onze inzet voor transparantie dienen leveranciers belangenverstrengeling tevermijden. Het is niet altijd duidelijk of een situatie voor een conflict zorgt. In die gevallen is de besteaanpak om SABIC te informeren over het mogelijke conflict en dit in onderling overleg te oplossen. Maak bestaande en mogelijke belangenconflicten, nauwe persoonlijke relaties en/of gevallenvan onethisch of frauduleus gedrag direct bekend.Werk mee aan alle onderzoeken naar zulke conflicten.Technologie, middelen, faciliteitenAls Leverancier van SABIC krijgt u mogelijk de beschikking over verschillendetechnische tools en andere middelen van SABIC. Bescherm zowel het eigendom van SABIC als de middelen van onzeklanten.Gebruik alle middelen (waaronder geldmiddelen, data, systemen,apparatuur, materialen, bedrijfsruimten en voertuigen) uitsluitendvoor het toegestane en beoogde doel.Voorkom vervalsing, vertekening, misbruik, ongeoorloofde toegang, vernieling of sabotage vanmiddelen, documenten of andere eigendommen.Bescherm onze computerfaciliteiten en/of data tegen diefstal, verkeerd gebruik en misbruikdoor toegang door derden te voorkomen (tenzij SABIC expliciete toestemming heeft verleend)en door te allen tijde adequate beveiligingsmaatregelen toe te passen.Handel met voorkennis 7Als u toegang heeft tot belangrijke, niet-openbare informatie over SABIC of andere bedrijven,mag u nooit effecten van die bedrijven kopen of verkopen of die informatie doorgeven aananderen die daarmee zouden kunnen gaan handelen.

Classification: General Business UseGedragscode voor LeveranciersGegevensbeschermingWij verwachten dat onze Leveranciers persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met devigerende wetten, regels en voorschriften voor bescherming van persoonsgegevens. 8Neem passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen ompersoonsgegevens te beschermen tegen verlies, toegang door onbevoegden of onrechtmatigeverwerking.

Classification: General Business UseGedragscode voor LeveranciersBEWAKING EN NALEVINGSABIC en zijn Leveranciers dragen samen de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van dezeGedragscode voor Leveranciers.Organiseer periodieke interne controles, inspecties enaudits om ervoor te zorgen dat u en uw medewerkers (enalle partijen waarmee u samenwerkt bij de levering vandiensten en producten aan SABIC) voldoen aan de eisen indeze Gedragscode voor Leveranciers. Als u tekortkomingenconstateert, moet u SABIC Global Procurement Servicesinformeren over zowel de tekortkoming als over uw plannenom deze te verhelpen. Wij zijn altijd bereid om u te helpenbij het corrigeren van de geconstateerde problemen.SABIC of onze vertegenwoordigers kunnen een verzoekindienen om periodieke controles uit te voeren, bijvoorbeeld in de vorm van audits op locatie,inspecties van faciliteiten, enquêtes, beoordelingen van openbaar beschikbare informatie of anderecontroles om de prestaties van Leveranciers en de naleving van de Gedragscode voor Leveranciers tebeoordelen. De resultaten van deze activiteiten worden gebruikt voor het selecteren van Leveranciersen om inschrijvers uit te nodigen voor nieuwe kansen bij SABIC.9

Classification: General Business UseGedragscode voor LeveranciersTRAININGU bent verantwoordelijk voor het gedrag en de handelingen van uw medewerkers. Zorg daarom dat uhet personeel dat werk uitvoert met betrekking tot SABIC, met inbegripvan vertegenwoordigers en onderaannemers, informeert over devereisten in deze Gedragscode voor Leveranciers. U dient voorvoldoende training en supervisie te zorgen, zodat de medewerkers dieu inzet om werk voor SABIC en gelieerde bedrijven uit te voeren debeginselen van deze Gedragscode voor Leveranciers in acht nemen.10

Classification: General Business UseGedragscode voor LeveranciersINTEGRITEITSKWESTIES MELDENU bent verantwoordelijk voor het tijdig melden van integriteitskwesties die betrekking hebben opmogelijke of feitelijke schendingen van onze Gedragscode voor leveranciers of de toepasselijkewetgeving. U kunt kwesties aan de orde stellen via [email protected] of via een van onze regionaleCompliance telefoonnummers.U kunt alle kwesties anoniem melden en alle meldingen worden vertrouwelijk behandeld. Wij strevenernaar alle meldingen die wij ontvangen te beoordelen en te behandelen. Wij vragen volledigemedewerking van alle Leveranciers om te garanderen dat onderzoeken betekenisvol en grondig zijn.NON-VERGELDINGWij wijzen erop dat het binnen SABIC strikt verboden is om op welke manier dan ook represailles tenemen tegen personen die te goeder trouw integriteitskwesties aan de orde stellen of helpen bij deaanpak daarvan.Wij verwachten ook dat onze Leveranciers zich inspannen om represailles te voorkomen en bijbevestigde beschuldigingen waar nodig passende actie te ondernemen. Als u denkt dat iemand bijSABIC represailles tegen u heeft genomen, neemt u contact op met [email protected] of eenregionaal Compliance Number, zodat wij een onderzoek kunnen instellen.Contactpersonen integriteit:[email protected] Number11

Kijk voor meer informatie over onze verwachtingen voor leveranciers op onze SABIC Supplier Portal. Als u onze waarden en visie deelt, kijken we ernaar uit om met u samen te werken. . Heb tijdens het vervullen van contractuele verplichtingen en het uitvoeren van uw . SABIC streeft ernaar samen te werken m