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36Aus der Praxis für die Praxis – BranchenlösungenProzesse in den Griff gebracht – mit ABACUSService- und Vertragsmanagement auf HochtourenJe effizienter Unternehmens pro-zesse durchlaufen werden, umso besserist die Qualität der Leistungen. Eineflexible ERP-Software wie das ABACUSService- und Vertragsma nage ment(SVM) hilft Servicedienst leistern,Durchlaufzeiten zu senken und somitKosten zu sparen. Bei der TUS Tele kommunikation und Sicher heit, Be treiberin der schweizweit wichtigstenAlarmübermittlungs platt form, entfaltetdas SVM im Prozess des Vertrags ma nage ments seine optimale Wirkung.Was haben ein Überfalltasterin der Bank, eine Brandmeldeanlage,ein Kühlgerät im Labor oder einEinbruchmelder im Einfamilienhausmiteinander gemeinsam? Sie sindtausendfach mit Hilfe von Detek to ren und Sensoren über eine ge meinsame Übertragungs plattformmit Zentralen verbunden, die beider Polizei, der Feuerwehr, einemWerkdienst oder einer Wach ge sell schaft installiert sind und dort imNotfall einen Alarm auslösen. Wa ren bisher eher analoge Übertra gungslösungen im Einsatz, stehtnun der schweizweite Um stieg insdigitale Zeitalter an: das InternetProtocol (IP) als heute üb licheÜber tragungsart wird vielerorts be reits eingesetzt. Durch die Ab lösung der 20-jährigen INFRANETNetz technologie der Swisscom,müs sen die zuständigen Spezialun ter neh men sämtliche Anlagen undGeräte bis Ende 2013 modernisierthaben.Hochtourige ModernisierungZu den betroffenen Anbieternzählt die TUS. Ihr Geschäft ist dieSig nalübertragung vom Alarm über tragungsgerät zur Alarm ein satzzentrale. Bindeglied ist dieÜbermittlungsplattform TUSNet.Dabei gilt TUSNet von TUS landes weit als sicherstes und zuverläs sigstes System. Daran sind auf dereinen Seite über 32'000 öffentlicheund private Kunden wie etwaGalerien, Museen und Labors ange schlossen, wobei bei 20’000 perma nent mindestens alle 30 Sekundenein Kontrollkontakt erfolgt. Amanderen Ende stehen mehr als 100Alarmempfangszentralen. Ausser dem liefert TUS Geräte und Kom ponenten an die Anlagen errichter.Die Modernisierung läuft seit vierSämtliche Informationenstehen nun auf Knopf druck zur Verfügung,nebst der Historie auchder aktuelle Status einesObjekts.Jahren auf Hochtouren. Bis zu die sem Sommer konnte TUS bereitsüber 13'000 vollständig abgeschlos sene Modernisierungen verzeich nen. Sie kooperiert dafür mit rund100 Vertriebspartnern, welche Leis tungen und Geräte bei den Kundeninstallieren.

Aus der Praxis für die Praxis – BranchenlösungenIm Objektstamm werden alle Informationen über die Alarmübertragungsgeräte verwaltet.Bereits in der Vorbereitungszeitdieser Modernisierung wurde 2007die ERP-Lösung überprüft. Sie soll te ab Ende 2008 den Prozess ablaufder gesamten Modernisie rungs um stellung unterstützen. An ge sichtslösung vonder anstehenden Ab 19'000 Alarm übermittlungs gerätenDank der Ablaufsteuerungwerden die Mitarbei ten den durch die verschiede nen Prozessschritte ge führt.war es das erklärte Ziel, die bishe rige Durchlaufzeit in der Auf trags bearbeitungsabteilung markant zusenken. Dazu sollten die Pro zesse ineinem strukturierten, programm gesteuerten Ablauf ab gewickeltwerden. Die bisherige In dividual lö sung wurde obsolet.Da die Finanzlösung der Ost schwei zer Herstellerin ABACUS bereitserfolgreich im Einsatz sowie seitkurzem auch das SVM-Modul ver fügbar war, bot sich ABACUS alsneue ERP-Lösung an. Für dasABACUS SVM sprach zudem einDas Spezialprogramm von BEWIDA steuert die Ausgabe der notwendigen Dokumente füreinen Serviceauftrag.Entwicklungsteam von über 100Softwarespezialisten, auf die beiBedarf jederzeit zurückgegriffenwerden konnte, eine StandardLösung, die sich dank ihren Custo mize-Funktionen durch den Imple mentierungspartner BEWIDA flexi bel an die Bedürfnisse ihrer Nutzeranpassen lässt, und zu guter Letztbot BEWIDA mit dem "SystemaIntegrator" ein eigens entwickeltesZusatzwerkzeug zur ABACUS Soft ware an, das sich laut BEWIDAMit inhaber Andreas Bierbaum alswichtigste Herausforderung für dasProjekt erwiesen hat. Es funktio niert im Baukastensystem undsorgt für den reibungslosen Daten austausch zwischen verschiedenenSystemen. Bei TUS wird dieses Toolals Verteilprogramm genutzt. Damitlassen sich sämtliche Dokumenteauf Knopfdruck automatisch analle involvierten Stellen versenden.Serviceaufträge mit optimalerWirkungDie Wartung und Installa tio nen der Geräte erfolgt ausschliess lich in Zusammenarbeit mit denAnlagenerrichtern. Bei einer neuenInstallation wird eine einmaligeAufschaltgebühr fällig, welche viaSVM fakturiert wird. Diese einma lige Verrechnung wird über dasVertragsmodul vorgenommen, in ABACUS PAGES 3 / 201337

38Aus der Praxis für die Praxis – Branchenlösungendem die vorbereitete Offerte in ei nen Vertrag umgewandelt und dieEinmalgebühr zusammen mit derAbogebühr für das laufende Jahrverrechnet wird.Eigentliche Serviceverträge gibt esbei TUS keine. Sie kennt nur Jah resabos für die Sicherstellung derÜbermittlung von Meldungen undfür die regelmässige Überprü fungder Einsatzbereitschaft der Alarm übertragungsgeräte ihrer Kunden.Trotzdem bezeichnet Ruedi Mäder,Leiter Business Support TUS, dieFunktion der Ser viceaufträge alsdie eigentliche Stärke des SVM:Denn gerade diese, so Mäder, führesauber durch die Prozesse undunterstütze so das Prozessmanage ment optimal. Jede Änderung imLebenszyklus eines Alarmübermitt-Mit der Ablaufsteuerung hat TUS alle Wertschöpfungsprozesse abgebildet.l ungsgeräts wird mit Hilfe des Ser viceauftrags abgewickelt. Damiteine lückenlose His torie über dierund 32'000 Ser vice objekte mög lich ist, werden als ad ministrativeDaten die Be treiber adresse, derStandort des Alarm über mitt lungs gerätes und die Rech nungs adresseeinerseits sowie tech nische Anga ben zum Alarm sys tem mit Ge räte

Aus der Praxis für die Praxis – BranchenlösungenABACUS Software bei TUStyp, technische Konfigura tion so wie Kommuni ka tions art, -adressatund -inhalt an der seits im Sys temregistriert. Sämtliche Informa tio nen stehen nun auf Knopfdruck zurVerfügung, nebst der Historie auchder aktuelle Status eines Objekts.Mit Hilfe der Ablaufsteu e rung las sen sich sämtliche Wert schöp fungsprozesse ab bilden. Die se ent halten meist einen Grund ablaufund Subroutinen. Letz tere sind fürSämtliche Prozesse undAbläufe in der Auftragsbearbeitungsabteilungsind nun dank derFlexibilität des ABACUSProgramms standardisiert.spezifische Ei genheiten ge dacht,die situativ eingefügt wer den kön nen.Dank der Ablaufsteuerung werdendie Mitarbeitenden durch die ver schiedenen Prozessschritte geführt.Die pro Arbeitsschritt notwendigenPapiere und Dokumente werdenvom System automatisch ausge druckt und entsprechend verteilt,dort wo es im Prozess notwendigist. Waren vorher dafür schriftlicheTo-do-Listen nötig, gibt heute dasSVM sozusagen die Arbeitsan wei sungen vor.Rechnungsstellung leichtgemachtAufschaltungen und Muta tio nen werden in spezifischen Be nutzerfeldern eingetragen, wobeimit dem "Vertragscockpit" im Ser Service- und verantwortlicheArchivierungAbaScan OriginalbelegscanningLohnbuchhaltung ctronic BankingAbaView Report Writer42 Benutzer42 Benutzer42 Benutzer40 Benutzer22 Benutzer16 Benutzer40 Benutzer4 Benutzer1 Benutzer8 Benutzer6 Benutzer6 Benutzer42 BenutzerAbaNotify Melde-/Benachrichtigungssystem,AbaAudit, AbaSearch, AbaMonitor, Load Balancerviceobjekt jede Verrechnungs situ ation rasch erfasst werden kann.Von dort aus könne man sofort inalle anderen Module wechseln, er zählt Monika Iseli, Leiterin Fi nan ar zen, Prozesse und Auftragsbe beitung bei TUS begeistert, wobeiHeute verfüge TUS übereine schnellere Prozess ab wicklung und eine bessere Über sicht in derAuftragsbe arbeitung.die "Zahlungs kontrolle" via Historiebeziehungsweise Über sicht "Faktu rapositionen" besonders hilfreichim Umgang mit Kun den sei. Faktu riert wird einmal jähr lich an fangsJahr.Sämtliche Kunden- und Partner do kumente lassen sich nun innerhalbeines Ablaufs aufrufen und versen den.FazitMonika Iseli und Ruedi Mädersind sehr zufrieden mit dem SVM.Sämtliche Prozesse und Abläufe inder Auftragsbearbeitungsabteilungsind nun dank der Flexibilität desABACUS Programms standardisiert.Iseli lobt besonders die gute Zu sam menarbeit und die Kom petenz desIm plementierungspartners BEWIDA.Zudem ist viel von der ge mein sa men Arbeit ins aktuelle SVM einge flossen. Heute verfüge TUS übereine schnellere Prozess ab wicklungund eine bessere Über sicht in derAuftragsbe arbeitung, erklären Iseliund Mäder übereinstimmend, ob wohl mehr Daten als früher imSys tem abgelegt seien.ABACUS PAGES 3 / 201339