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Schneller ROI durchSoftwareschulungLernen im UnternehmenEin Epicor White Paper

W H I T E P A P ERInhaltsverzeichnisEinleitung1Schulung vs. Training2Formales vs. Informelles Lernen3Vielfältige Trainingsmedien3Lebenszyklus der Schulung4Beurteilen & Planen4Schulen & Trainieren5Festigen & Unterstützen5Epicor Trainingsleistungen & -lösungen6Zusammenfassung7Über Epicor8Schneller ROI durch Softwareschulungi

EinleitungDie Softwaresysteme von Unternehmen sind dafür gedacht, die Effizienz derGeschäftsprozesse und Tätigkeiten zu steigern. Damit der Mehrwert derSoftware jedoch voll zur Geltung kommen kann, müssen die Anwenderentsprechende Fähigkeiten und Kenntnisse entwickeln, um sie effektiv zunutzen. Die Akzeptanz durch die Anwender ist entscheidend für daserfolgreiche Implementieren einer Systemsoftware und deren laufendeNutzung. Ohne kompetente Anwender wird die Software schnell alsunbrauchbar, zu komplex und schließlich als die „falsche“ Lösung angesehen,wenn sie keinen vorzeigbaren Ertrag der Investition erbringt.In den frühen Jahren der Unternehmenssoftware betrachteten Firmenderen Einführung als technische Übung. Über die Jahre wurde zunehmenderkannt, dass Training eine entscheidende Komponente für denGesamterfolg derImplementierung einer SoftwareUnterdurchschnittlichund deren laufende NutzungMangelhaftdarstellt. UnzureichendesKompetentTraining der Anwender wirdSehr kompetentdennoch häufig als einHauptgrund dafür ermittelt,warum eine Software ihr Potenzialnicht voll entfalten kann. Eine Studie bei mehr als 400 Firmen, die vorKurzem ein ERP-System eingeführt hatten, ergab, dass 76% der Befragtendas Gefühl hatten, dass ihre Anwender über „mangelhafte“ oder„unterdurchschnittliche“ Kompetenzen zur Nutzung der Softwareverfügten.Das Problem bleibt bestehen, da es einen klaren Unterschied zwischen Trainingund effektivem Training gibt. Unternehmen behandeln Anwendertrainings oftals eine Aktivität, die eben erledigt werden muss und schenken der Effektivitätdes Trainings dabei wenig Beachtung, sondern eher der Tatsache, dass esdurchgeführt wurde. Ein effektives Schulungsprogramm schult ebenso sehr, wiees trainiert, es ist facettenreich, macht sich ein gemischtes Format von Medienund Stilen zunutze und findet fortlaufend statt, es endet nicht mit derImplementierung und Inbetriebnahme.Diese Abhandlung bietet keinesfalls umfassende Gedanken über Schulung undTraining für Unternehmenssoftware, sondern soll einen Ausgangspunkt undbedenkenswerte Informationen vor der Entwicklung eines Trainingsprogrammsvermitteln.Schneller ROI durch Softwareschulung1

Schulung vs. TrainingZwischen Training und Schulung besteht ein deutlicher Unterschied. Training istdie Erklärung und Demonstration, „wie” eine Aufgabe ausgeführt werden muss.Schulung ist die Erklärung, „warum” die Aufgabe ausgeführt wird und welcheRolle sie in den Geschäftsprozessen der Organisation spielt. Trainingsprogrammekonzentrieren sich häufig darauf, wie eine Software angewandt wird. Das istwichtig, ebenso wichtig ist es jedoch, die Anwender über die dahinterstehendenGeschäftsprozesse zu unterrichten. An diesem Punkt müssen die Unternehmenihre Schulungs- und Trainingsprogramme an ihre Bedürfnisse anpassen.Software-Anbieter sind gut darin, Unterlagen und Trainings zu gestalten, dieerklären, wie die Software funktioniert, aber die Unternehmen können vomAnbieter keine intimen Kenntnisse der Geschäftsprozesse erwarten.Die effektivsten Trainingsprogramme bringen den Anwendern nicht nur bei,wie sie Transaktionen in der Software abschließen, sondern bieten einVerständnis davon: Wie die Software die Unternehmensziele unterstützt.Wie der Informationsfluss durch das neue System verläuft.Wie die Transaktionen mit den Geschäftsprozessen verknüpft sind.Wie eine Aufgabe durch vorgeschaltete Aktionen im System beeinflusstwird.Wie eine Aktion nachgeschaltete Aufgaben im System beeinflusst.Wie Prozesse und Abläufe aufgrund der Software beeinflusst werden.Ein Anwender zum Beispiel, der Vertriebsaufträge erfasst, versteht, wie sichdas inkorrekte Erfassen eines Auftrags negativ auf das Beschaffungswesen,die Herstellung und die Forderungen auswirken kann – ganz zu schweigenvon der Kundenzufriedenheit.Schneller ROI durch Softwareschulung2

Formales vs. Informelles LernenFormales Lernen ist Lernen in einem strukturierten Umfeld (Klassenzimmer),während informelles Lernen in nicht strukturierter Art und Weise auftritt (alsErgebnis dessen, dass man seine Arbeit erledigt). Die Forschung schätzt, dassLernen zu 75% auf informelle Weise stattfindet. Um den langfristigenVorteilen eines TrainingsprogrammsRechnung zu tragen, müssenInformellesUnternehmen das Lernen anLernenbeide Arten anpassen. WährendAnnehmenund Anpassenformales Lernen sich häufig auf dieVermittlung von Fähigkeiten undKenntnissen konzentriert, ergibtFormellesKönnenLernensich informelles Lernen in derRegel aus dem Wunsch des Anwenders,die anstehende Aufgabe zu erledigen. Formales Lernen anzubietenist unkompliziert, die Unterstützung des informellen Lernens ist einegrößere Herausforderung. Eine übliche Vorgehensweise ist es,Anwenderressourcen mit der Software zu verlinken(kontextsensitive Hilfe), während eine fortgeschrittene Methodedarin besteht, Trainingskurse in die aktuelle Software einzubetten,die mit den zugehörigen Masken und Prozessen verlinkt sind.Vielfältige TrainingsmedienEin Training sollte auch die Erkenntnisberücksichtigen, dass Menschenunterschiedlich lernen. Außerdem stärkteine Mischung von Trainingsmedien(Lesen, Sehen, Tun) letztlich das Behaltender Kenntnisse. Dementsprechendmüssen die Unternehmen dieLernpräferenzen der Anwender über dasEingangstraining hinaus unterstützen.Einige Anwender absolvieren vielleichtlieber einen webbasierten Unterricht,während andere es bevorzugen, einNutzerhandbuch zu Rate zu ziehen, wennsie während der Arbeit mit einer Frageüber den Gebrauch der Softwarekonfrontiert werden.Schneller ROI durch ehenZusammenarbeitSehen& HörenTun3

Lebenszyklus der SchulungSchulung und Training für Unternehmenssoftware ist ein permanenter Zyklus.Der Trainingsbedarf endet nicht mit der Implementierung und Inbetriebnahme.Neue Mitarbeiter, organisatorische Veränderungen (Prozess und Menschen) undSystemaufrüstungensorgen alle für einen ständigen Bedarf,mit dem Training auf dem LaufendenBeurteilen &zu sein. Die effektivstenPlanenTrainingsprogramme schaffen bei derEinführung eine anfängliche Akzeptanzund Kompetenz der Anwender underhalten die Fertigkeiten derAnwender langfristig aufrecht undFestigen &Schulen &UnterstützenTrainierenentwickeln sie. Der Lebenszyklus derSchulung ist ein fortlaufender Prozessvon Beurteilung, Planung, Training undUnterstützung.Beurteilen & PlanenSchon eine ganze Weile vor der anfänglichen Einführung oder Aufrüstung derSoftware müssen die Unternehmen die Trainingsziele festlegen, die Anwenderbeurteilen (Fertigkeiten, Lernpräferenzen, Fähigkeit zur Veränderung) und einenpragmatischen Plan zur Erreichung ihrer Ziele entwickeln, sowohl für das Training alsauch dafür, wie sie an die allgemeinen Ziele für die Geschäftsentwicklung anknüpfen.Überlegungen & Ziele Den Widerstand der Organisation und den Widerwillen der Anwendergegenüber Veränderungen abschätzen. Die Fähigkeiten und Bedürfnisse der Anwender beurteilen. Detailliert ermitteln, welche Veränderungen die Software mit sich bringenwird. Festlegen, was die Anwender lernen müssen und wie sie es lernen werden. Die Vermittlungsmethoden festlegen (Training in Kursen,eLearning, Kurzhandbücher). Lernziele und Trainingspläne aufstellen. Maßstäbe festlegen, an denen die Trainingseffektivität gemessen wird.Schneller ROI durch Softwareschulung4

Schulen & TrainierenIn dieser Phase dreht sich alles um die Kommunikation, die Anwender über dasWas, Warum und Wie zu informieren; die Veränderungen zu erklären; aufBedenken einzugehen und den Anwendern Unterstützung zuzusichern; undnatürlich das Training selber. Um das Lernen und die Anwendung des Wissens zuoptimieren, empfehlen Fachleute die Anwendung eines gemischtenLernansatzes.Überlegungen & Ziele Detailliert erklären, welche Veränderungen die Software mit sich bringenwird. Den Anwendern vermitteln, was sie zu tun haben, wie sie es tun undwarum es notwendig ist. Die Software rechtzeitig vor der Einführung den Anwendernvorstellen (das ist nicht eine Woche vor der Inbetriebnahme). Verständnis und Zustimmung der Anwender bezüglichdessen, welche Veränderungen vorgenommen werden undwarum. Erfolgreiche Durchführung der erstellten Trainingspläne.Festigen & UnterstützenNach der Inbetriebnahme müssen die Unternehmen über das anfänglicheTraining hinausgehen und die weiterführende Leistung der Anwenderunterstützen. Die Unternehmen müssen die Schulung und das Training, das sieangeboten haben, festigen, das beinhaltet die Bereitstellung von Ressourcenund Werkzeugen für das informelle Lernen, das Anbieten von „Auffrischungs“oder Fortgeschrittenenkursen und die Ernennung von „Superanwendern“ zuFachleuten, an die man sich notfalls wenden kann.Überlegungen & Ziele Den Fortschritt, die Anwendung des Wissens und die Softwarekenntnisseder Anwender überwachen. Die Effektivität des Trainings messen (Anzahl der Anrufe beimHelp Desk, Beurteilungen nach dem Training). Schulungs- und Trainingsmaterial aktualisieren, um sicherzustellen,dass es dem aktuellen Stand der Software und der Prozesseentspricht.Schneller ROI durch Softwareschulung5

Epicor Schulungsleistungen & -lösungenEpicor bietet seinen Kunden mit einer umfangreichen Bibliothek, Lehrmitteln undweiteren Anwenderressourcen eine hervorragende Plattform, um eine wirksameAusbildung zu gewährleisten. Damit können Kunden maßgeschneiderteProgramme ganz nach ihren Bedürfnissen und für individuelleAnwenderpräferenzen zusammenstellen.Die Schulungsservices & Lösungen umfassen:Vor-Ort-Schulung: Von einem Dozenten geleitete Schulung in unserenGeschäftsräumen oder in Ihrem Betrieb.Ferntraining: Interaktive, von einem Dozenten geleitete Schulung perInternet in Echtzeit.eLearning: Online-Kurse mit individuell bestimmbarem Lerntempo und indie Anwendungen integrierte Kurse.Knowledge Mentor: Erstellen und bereitstellen von maßgeschneidertenTrainings- und Referenzmaterialien für Anwender.Anwenderressourcen: Zusätzliche Ressourcen zur Ergänzungunternehmenseigener Trainingsprogramme und zur Unterstützung derAnwender bei der Arbeit.Schneller ROI durch Softwareschulung6