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V S-Ein stu fu n g: O ffe nISM S-Ein stu fu n g: ö ffe n tlichÜberführung von Atlassian-Tools aus derSchatten-IT in den ITIL-IT-Betrieb21 Juni 2018 Tobias Dieckmannthyssenkrupp M arine Systems

Agenda Kurzvorstellung thyssenkrupp Marine Systems Motivation Schatten IT Status Quo zu ändern Vorstellung - IT Demand 598 P [email protected] catworkx – Gründe für gute ZusammenarbeitWarum bin ich hierthyssenkrupp Marine Systems2 21 Juni 2016 Überführung von Atlassian-Tools aus der Schatten-IT in den ITIL-IT-Betrieb Tobias DieckmannV S-Ein stu fu n g: O ffe nISM S-Ein stu fu n g: ö ffe n tlich

thyssenkrupp – Business AreasV S-Ein stu fu n g: O ffe nISM S-Ein stu fu n g: ö ffe n tlichKennzahlen – Geschäftsjahr 2016/2017 [ nkrupp 11131254732,90452,66021,77719,86127,646Sales: 41,447 Employees: 158,7391. Memorandum of understanding on Joint Venture with Tata Steel signed in September 2017, signing expected for early 2018thyssenkrupp Marine Systems3 21 Juni 2016 Überführung von Atlassian-Tools aus der Schatten-IT in den ITIL-IT-Betrieb Tobias Dieckmann

V S-Ein stu fu n g: O ffe nISM S-Ein stu fu n g: ö ffe n tlichWir entwickeln und fertigen den Standard der Marine von Morgen.engineering.tomorrow.together.thyssenkrupp Marine Systems4 21 Juni 2016 Überführung von Atlassian-Tools aus der Schatten-IT in den ITIL-IT-Betrieb Tobias Dieckmann

thyssenkrupp Marine Systems ITBrennstoffzellenantriebV S-Ein stu fu n g: O ffe nISM S-Ein stu fu n g: ö ffe n tlichSystemintegrationM odularitätthyssenkrupp MarineSystems IT in Zahlen:-Reichweite:Tauchzeit:Signaturen:3,5x verlängertM ehrere WochenNicht zu ortenM EKO :Uboot:350.000 TeileAirbus A380:100.000 TeileEinsatz-Vielfalt3.000 ant einer Arbeitsumgebung für ein komplexes Produkt thyssenkrupp Marine Systemsthyssenkrupp Marine Systems5 21 Juni 2016 Überführung von Atlassian-Tools aus der Schatten-IT in den ITIL-IT-Betrieb Tobias DieckmannFlexibilität-BSI KonformeArbeitsumgebung5.000 Clients600 (virt.) Server300 Anwendungen10.000 User-17 m³ pro Jahr Kaffee

LANGE SCHATTEN ÜBER DEN PROZESSENV S-Ein stu fu n g: O ffe nISM S-Ein stu fu n g: ö ffe n tlichUnzählige Schnittstellen zwischen Fachbereich und IT führen zu Doppelarbeit und Verschwendung von RessourcenAufgrund unklarer Kommunikationswege kommt es zu verteilten Informationsständen à SPOT?Fachbereiche implementieren eigene IT Services häufig ohne BetriebssicherungHey-Joe-Prinzip* funktioniert langfristig nicht PUNKT 7(Wasserglas)Lichtquelle:IT: Können schnell auf ad hoc Fachbereichsfragen reagierenImmer wieder Ideenbringer für Änderungen im IT ServiceMotivation, Themen aus der Schatten-IT zu ÜberführenVgl. * ey-joe-prinzip-2/thyssenkrupp Marine Systems6 21 Juni 2016 Überführung von Atlassian-Tools aus der Schatten-IT in den ITIL-IT-Betrieb Tobias Dieckmann

UNSER LICHT, UM DEN SCHATTEN ZU VERTREIBENIntegration der Fachbereiche durch:Schaffung zentraler IT Ansprechpartner pro Fachbereich (Fachbereichsvertreter)Zentraler Ansprechpartner in der IT für Fachbereichsvertreter (Demand Manager)Councils und Demandboards entscheiden über die Vorhaben und ServicesErstellen einer Übersicht zur Priorisierung des Projektportfolios und RessourcenpoolsSchnittstelle auch direkt zum Kunden-Projektmanagement (Teilprojektleiter IT)Schaffung von Transparenz gegenüber dem Fachbereich durch:Umsetzung von ITIL V3* als IT Prozessstandard über die gesamte ITZiel thyssenkrupp Marine Systems IT: Mehrwert schaffen durch CCS-Customer Consulting & Services* lthyssenkrupp Marine Systems7 21 Juni 2016 Überführung von Atlassian-Tools aus der Schatten-IT in den ITIL-IT-Betrieb Tobias DieckmannV S-Ein stu fu n g: O ffe nISM S-Ein stu fu n g: ö ffe n tlich

CCS-Customer Consulting & Services – Sichtweise DemandDemandProzessKapazität undBelastungsplanungPriorisierteDemands ausBetriebssichtIT ProjekteLegendeAbstrakte Darstellung der HauptITM Prozesse und derenStakeholder mit dem FokusDemand ManagementSupply externSupply ISSPriorisierteAnforderungen ausden Bereichs undKundenprojektDemand Meetings24/7 SystemverfügbarkeitBetriebSupply ITM EA/TAITM StabsstellenSupplyEngineeringPriorität der DemandsEinbringenSales Demand1-5 PriolisteDemand / ITM HeadSalesXY Demand 1-5 PriolisteFachbereicheGenehmigenBearbeitenXY DemandDemandITM Demandlistethyssenkrupp Marine Systems8 21 Juni 2016 Überführung von Atlassian-Tools aus der Schatten-IT in den ITIL-IT-Betrieb Tobias DieckmannStellt § und Rahmentk ISthyssenkrupp Marine Systems ITServices in Zahlen:-Supply lokalIT ServicesEngineeringDemand1-5 PriolisteISM S-Ein stu fu n g: ö ffe n tlichBearbeiter: DieckmannStatus: freigegebenDate: 01.12.2016Demand ConsultingKundenprojekteV S-Ein stu fu n g: O ffe nerweitere GF –Demand Steering BoardGovernance400 Katalog Services100.000 Monitoring Points60.000 Tickets p.a.300 Demands p.a.

Beantragung - IT Demand 598 P [email protected] stemsDringlichkeit13XBusiness Requestor: TK, TW ZT; PSM; DI; ITMDemand Manager: Tobias DieckmannV S-Ein stu fu n g: O ffe nISM S-Ein stu fu n g: ö ffe n tlichProjektleiter: Tobias DieckmannBeschreibung und LösungsansatzDie aktuell durch den Fachbereich XXX betreuten Plattformen Jira/Confluence werden von mehr als500 Mitarbeitern verwendet. Die Plattformen sichern denunternehmenskritischen Informationsfluss zwischen den internenund standortübergreifenden Fachbereichen.Die interagierenden Plattformen decken den Bedarf der Toolunterstützung in Prozessen zwischeneinem Ticket Tool und einem Projektmanagementtool wie MS Project. Aufgaben,welche aus der Projektplanung oder nicht beschriebenen Services entstehen können, werdenangelehnt an agilen Methoden wie SCRUM bearbeitet.Der Betrieb der Plattform ist heute von einer Einzelpersonen (Fachbereich) abhängig. Ein gesicherterITIL Betrieb braucht neben klaren Verantwortlichkeiten auch Redundanzen. Diese sind im Rahmeneines Betriebskonzepts genauer beschrieben worden. Die aktuelle Lizensierung sowieBudget und Ressourcen GeplantesBudget:Betriebskapazitäten decken nicht den aktuellen Bedarf und soll fürwerden.10/2016 bis 03/201722000 User ausgelegtMehrwertVereinheitlichung von Prozessen mit den gleichen Tools ITM Softwarewartung/Entwicklung; - Service Design; - Service Transition; - Test Validation; Release & Deployment;Aufgabensteuerung in Kundenprojekten: XXX, XXX, XXXAufgabensteuerung intern Einkauf/Konstruktion/Sales/Service: Aufgabennachverfolgung; - Zukunftsprojekte: XXX,XXXWissensmanagement Dokumentation tkMSPedia; - Lastenheft/Pflichtenheft; - IT-/Konstruktions-DokumentationTeamkollaboration: - kleine Teams können schnell und agil Projekte aufsetzen und steuern.Applikations- und Serverkomponentenablösung: SVE: Mantis; - SERV: Atlassian -- Vististhyssenkrupp Marine Systems9 21 Juni 2016 Überführung von Atlassian-Tools aus der Schatten-IT in den ITIL-IT-Betrieb Tobias DieckmannHardware- T Ressourcenin PT:FBPriorisierung3 StrategyTimeline:SoftwareXX T IT intern-XX4AufwandDatum: 18.10.2016SummeXX T XX T IT externXX2314Nächste Schritte Freigabe MS Demand Board Beantragung tkMS / BA ISKritische PunkteDie Plattformen sichern den unternehmenskritischen Informationsfluss zwischen den internen undstandortübergreifenden Fachbereichen.Der Betrieb der Plattform ist heute von einer Einzelpersonen (fachbereich) abhängig. Ein gesicherterITIL Betrieb braucht neben klaren Verantwortlichkeiten auch Redundanzen. Diese sind imBetriebskonzept beschrieben und müssen zukünftig operativ gelebt werden

Es folgten bis vollständiger IT Übernahme 1 IPMA Zielmatrix 365 Mails 86 Abstimmungen 4 Angebote 8 Genehmigungen 80 S. Betriebskonzept 1 Collaborationteamthyssenkrupp Marine Systems10 21 Juni 2016 Überführung von Atlassian-Tools aus der Schatten-IT in den ITIL-IT-Betrieb Tobias DieckmannV S-Ein stu fu n g: O ffe nISM S-Ein stu fu n g: ö ffe n tlich

Strukturierung in Themenfelder im ProjektV S-Ein stu fu n g: O ffe nISM S-Ein stu fu n g: ö ffe n tlich thyssenkrupp Marine Systems11 21 Juni 2016 Überführung von Atlassian-Tools aus der Schatten-IT in den ITIL-IT-Betrieb Tobias DieckmannStrukturierung in 7 ThemenfelderJeweils eigene WorkshopsArbeitsplattform Jira/ConfluenceModeration catworkx/tkMS Demand

Beispiel 1 – Vorschlag IST vs. SOLL ArchitekturV S-Ein stu fu n g: O ffe nISM S-Ein stu fu n g: ö ffe n tlichOk,Arc in dedas hitekt r Realeing s zwe ur ist ität niese i Linu dahi cht utztwor x stattngehenmgeseden ein d g tzt.sind er W eänd Alteindo ert IT.ws word„Mö enhre ,“Aufgrund der BSI Vorgaben können produktbezogeneDaten nur in On-Premise-Lösungen gehostet werdenthyssenkrupp Marine Systems12 21 Juni 2016 Überführung von Atlassian-Tools aus der Schatten-IT in den ITIL-IT-Betrieb Tobias Dieckmann

Incidents zurgemeinsamenUntersuchungRFC für Änderungeneines CIRelease &DeploymentRFC wenn Änderungenan CI notwendigBuilds / ReleasesAnforderungenan TestsTestergebnisse Service Design à Jira/Confluence Service Transition à Jira/Confluence Service Operation à erechtigungsanfragenbei STD-ChangeService Validation& TestingAbgabe wennStandardchangeKnown Error /Workarounds be wenn IcidentISM S-Ein stu fu n g: ö ffe n tlichIncidentManagementEvents dieIncidents auslösenV S-Ein stu fu n g: O ffe nProblemManagementEventManagementBeispiel 2 - Betrachtung der ITIL ProzessePotentieller RFCthyssenkrupp Marine Systems13 21 Juni 2016 Überführung von Atlassian-Tools aus der Schatten-IT in den ITIL-IT-Betrieb Tobias DieckmannNach Vorgabendurchgeführter ReleaseLegende:TOPDesk ProzesseJira/Confluence Prozesse

Beispiel 3 - Ablaufdiagramm für eine Datenübernahmethyssenkrupp Marine Systems14 21 Juni 2016 Überführung von Atlassian-Tools aus der Schatten-IT in den ITIL-IT-Betrieb Tobias DieckmannV S-Ein stu fu n g: O ffe nISM S-Ein stu fu n g: ö ffe n tlich

Kostenbetrachtung - CAPEX / OPEX / internV S-Ein stu fu n g: O ffe nISM S-Ein stu fu n g: ö ffe n tlichOPEX -ProjektCAPEX11%6%27%Bas i s31%M ir gat io n11%W ar tu ngSchni t s t ell eUp gradeSchul ungSt andar dis i er ung69%45%OPEX / Intern für Betrieb17%Der dauerhafte Betrieb wird durch einen 3rd Level Supportvertrag mit einemmonatlichen Kontingent unterstützt.t kM SCat wo rk xWichtig ist für den Betrieb, dass bei thyssenkrupp Marine Systems eine Gruppe fürCollaboration Fragen verantwortlich ist.Hierzu gehören: SharePoint, nScale, Intranetthyssenkrupp Marine Systems15 21 Juni 2016 Überführung von Atlassian-Tools aus der Schatten-IT in den ITIL-IT-Betrieb Tobias Dieckmann83%

catworkx – Gründe für gute Zusammenarbeit Atlassian Platinum Partner mit ITIL Prozessverständnis Planbare Verfügbarkeit der Mitarbeiter für Projekte Keine Folienschlacht à konkrete Umsetzung der Anforderungen Hohe Erfahrung aus anderen Branchen konnten transferiert werden Spürbare Kostenreduktion durch Unterstützung bei jährlichenEinmalleistungen wie Releasewechsel catworkx unterstützt folgende ITIL Prozesse:V S-Ein stu fu n g: O ffe nISM S-Ein stu fu n g: ö ffe n tlichStrategyDesignTransitionOperationCSIStrategy Managementfor IT servicesD e signC o o rd in atio nTransition Planningand SupportEve n tM an age m e n t7 -Ste p Im p ro ve m .Pro ce ssSe rvice Po rtfo lioSe rvice C atalo gu eC h an geIn cid e n tM an age m e n tM an age m e n tM an age m e n tM an age m e n tFin an cialSe rvice Le ve lS. A . C o n figu ratio nR e q u e stM an age m e n tM an age m e n tM an age m e n tR e le ase an dFu llfilm e n tD e m an dA vailab ilityM an age m e n tM an age m e n tBusiness RelationshipManagementC ap acityM an age m e n tC o n tin u ityM an age m e n tIn fo rm . Se cu rityM an age m e n tSu p p lie rM an age m e n tthyssenkrupp Marine Systems16 21 Juni 2016 Überführung von Atlassian-Tools aus der Schatten-IT in den ITIL-IT-Betrieb Tobias DieckmannD e p lo ym e n tM gm t.Se rvice V alid atio nan d Te stin gC h an ge Evalu atio nK n o w le d geM an age m e n tPro b le mM an age m e n tId e n tity & A cce ssM an age m e n t(R e ce p tio nM an age m e n t)

ZusammenfassungÜberführung von Atlassian-Tools aus der Schatten-IT in den ITIL-IT-BetriebV S-Ein stu fu n g: O ffe nISM S-Ein stu fu n g: ö ffe n tlichMitarbeiter Mitarbeiteranzahl als limitierender Faktor à Redundanz im Collaboration Team Keine ganzheitliche Übersicht wer woran arbeitet à ITIL Prozessetablierung Starke Überlastung von Spezialisten à Einmalleistungen bei catworkxKnappes Budget Budget durch Kostendruck stark beschränkt à Gesamtkostenreduzierung durch Einführung SPOC Budgetverteilung muss überwacht und gesteuert werden à eine BudgethoheitFehlendes Vertrauen Keine Projektübersicht à Collaboration Team berichtet an ITM Erfolge nicht messbar à IT Service Desk Auswertung Erfolge werden durch Fachbereich nicht wahrgenommen à Ansprechpartner stehen zur VerfügungDIE VERSCHIEDENEN EBENEN UND IHRE HERAUSFORDERUNGEN ZUSAMMENBRINGENthyssenkrupp Marine Systems17 21 Juni 2016 Überführung von Atlassian-Tools aus der Schatten-IT in den ITIL-IT-Betrieb Tobias Dieckmann

FazitV S-Ein stu fu n g: O ffe nISM S-Ein stu fu n g: ö ffe n tlich Für die Größe des Unternehmens hilft der Demand-Prozess das Hey-Joe-Prinzip zu minimieren Mittels IPMA Methodik und catworkx konnte in kurzer Zeit ein Betriebskonzept abgestimmt, genehmigt und umgesetzt werden thyssenkrupp Marine Systems ist am Erfahrungsaustausch interessiert Jthyssenkrupp Marine Systems18 21 Juni 2016 Überführung von Atlassian-Tools aus der Schatten-IT in den ITIL-IT-Betrieb Tobias Dieckmann

Fazit VS-Einstufung: Offen Für die Größe des Unternehmens hilft der Demand -Prozess das Hey-Joe-Prinzip zu minimieren Mittels IPMA Methodik und catworkx konnte in kurzer Zeit ein B