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Aktion Mensch e.V.Fachartikel „PDF-Dokumente – lesbar für alle“PDF-Dokumente – lesbar für allePDF erfreut sich nicht nur bei Broschüren und Handbüchern, sondern auch bei amtlichenFormularen immer größerer Beliebtheit. In der zunehmend barrierefreien Internetwelt sindzugängliche PDF s aber noch eine Seltenheit. Was ist zu tun, um dieses - eher fürlayoutgetreuen Druck bekannte - Format zugänglich zu machen?Fachartikel für Aktion Mensch e.V.Autor: Roland HeuwinkelVersion 1.0 vom 16.10.03Autor: Roland Heuwinkel17. Oktober 2003Seite 1 von 24
Aktion Mensch e.V.Fachartikel „PDF-Dokumente – lesbar für alle“1. EinleitungMan kann geteilter Meinung sein, ob ein Format, das bisher nur von wenigen assistivenTechnologien befriedigend unterstützt wird, als „barrierefrei“ eingestuft werden kann. Es stelltsich die Frage: Wer sollte sich nach wem richten? Kennen Sie die „normative Kraft desFaktischen“? Fakt ist: Bis heute haben über 500 Millionen Internetnutzer das PDFLeseprogramm „Acrobat Reader“ heruntergeladen. Eine breitere Anwendungsbasis findetkein vergleichbares Format.Viele Unternehmen, Bildungseinrichtungen und Behörden verwenden das Adobe PDF(Portable Document Format) zur Weitergabe von Dokumenten und Formularen. DerHauptgrund dafür sind die unverfälschte, layoutgetreue Wiedergabe der Dokumente,unabhängig vom eingesetzten Computersystem. Dadurch wird es möglich, diversebürokratische Verfahren langsam aber sicher zu digitalisieren, ohne z. B. aufvorgeschriebene Formulare zu verzichten. Viele, zeitintensive Behördengänge können wiruns also bald sparen! Dass dies besonders körperbehinderten Mitbürgern zu Gute kommt,liegt auf der Hand! Im Rahmen der Initiative „Bund Online 2005“ werden alleAntragsverfahren des Bundes (wie z. B. BaföG) zu 100% digitalisiert – im Internetjargonnennt sich das dann „eGovernment“. Gerade die interaktiven Möglichkeiten – des PDFFormates kommen damit voll zum Tragen. Durch Optionen, wie z. B. der Integration digitalerSignaturen (also elektronischer, aber rechtsverbindlicher Unterschriften) ist die Abwicklungkompletter Verwaltungsprozesse ohne Medienbruch möglich!Einem flächendeckenden Einsatz steht heute nur die immer noch große Unzugänglichkeitder meisten PDF-Dokumente im Wege. Um mitzuhelfen, diesen Missstand schnell zubeseitigen, haben wir in diesem Artikel die wichtigsten Fragen und Antworten für dieErstellung von zugänglichen PDF-Dateien zusammengefasst. Kritiker des PDF-Formatesführen ein nicht von der Hand zu weisendes Argument an: PDF kann nicht wirklichbarrierefrei sein, solange man zwingend das Windows-Betriebssystem in Verbindung mitPDF-kompatibler Vorlesesoftware benötigt. Das ist im Prinzip richtig, eine Abschaffung vonPDF ist aber nicht realistisch. Wahrscheinlicher ist, dass sich Anbieter assistiverTechnologien in Zukunft auch mit weiteren Betriebsystemen, wie z. B. Linux beschäftigenund entsprechende Softwareversionen auf den Markt bringen.2. Welche Einstellungsoptionen bietet der Acrobat Reader von sich ausfür Menschen mit körperlichen Einschränkungen?Der „Acrobat Reader“ ist die Lesesoftware, die es kostenlos und für verschiedeneBetriebssystemversionen zum Herunterladen bei Adobe Systems . Diese Software wird automatisch in denStandardbrowser integriert, sodass eine PDF-Darstellung im Browserfenster möglich ist.Adobe hat dem Acrobat Reader (ab Version 5) Funktionen mitgegeben, die die Handhabungund die Darstellungsmöglichkeiten der Software speziell für Menschen mit körperlichenEinschränkungen verbessern:erweiterte Tastaturbefehle für Benutzer mit unterschiedlichen, körperlichenEinschränkungen bis zu stark eingeschränkter MotorikAnzeige mit hohem Kontrast und die Möglichkeit, Text auf dem Bildschirm zuvergrößern und neu fließen zu lassen, speziell für Benutzer mit geringer SehschärfeUnterstützung assistiver Technologien über die MSAA-API-Schnittstelle von Microsoftfür die Windows-Plattformen (interessant z. B. für Screenreader und Braillezeile)eigene Sprachausgabe in englisch und deutsch (ab Version 6)Autor: Roland Heuwinkel17. Oktober 2003Seite 2 von 24
Aktion Mensch e.V.Fachartikel „PDF-Dokumente – lesbar für alle“3. Was macht ein PDF-Dokument grundsätzlich unzugänglich?Eine barrierefreie Acrobat Reader-Software nützt natürlich nichts, wenn die PDF-Dateiennicht zugänglich sind. Erst das „Gesamtpaket“ aus handhabbarer Lesesoftware und lesbarenDateien versetzt den Benutzer in die Lage, die Informationen komplett lesen zu können. Wasmacht die Barrieren in den PDF-Dokumenten aus? Um diesem Problem auf die Spur zukommen, muss man ganz vorne, also beim ursprünglichen Dokument anfangen, wir nennenes im Weiteren, das „Quell-Dokument“. Man kann ein Dokument auf 3 Arten erstellen:mit manueller , „optischer“ Formatierung,mit Hilfe von Formatvorlagen, in der man die Struktur (also z. B. Titel,Kapitelüberschriften, Absatzüberschriften, Fließtext etc.) definiert oderals Grafik, d.h. ohne erkennbare Struktur und Unterscheidung zwischen Text- undBildelementen.Wurde ein – wir nennen es mal „dummes“ – Dokument in PDF umgewandelt, ist es vielleichtlesbar, bietet aber keinerlei Hilfen an. Eine andere, ebenso unbrauchbare Methode zurErstellung, zugänglicher PDF s ist das Einscannen von Broschüren. Häufig wird nicht einmaleine OCR-Texterkennung verwendet, sodass das Ergebnis eine lediglich in PDFeingebettete Pixelgrafik ist. An entsprechenden Negativbeispielen ist das Internet voll. Das Aund O ist die Erkennbarkeit der Dokumentstruktur, die Unterscheidungsmöglichkeit zwischenText und Grafik! Und genau da liegt der „Hase im Pfeffer“. Manche Dateien, die für sehendeMenschen völlig normal aussehen, bestehen technisch gesehen nur aus einer eingebettetenTextgrafik, die z. B. für Screenreader völlig unlesbar ist. Andere sind zwar technisch lesbar,bieten aber keinerlei Strukturinformationen. Bei umfangreichen Dokumenten, wie z. B. einerBedienungsanleitung, ist es schwer vorstellbar, ohne Navigationshilfen die gesuchteInformation zu finden. Stellen Sie sich mal einen Internetauftritt mit 200 Seiten ohneNavigationsmenü vor!Fazit: Ist das Quell-Dokument strukturiert erstellt worden, also mit Formatvorlagen, dann istder wesentliche Schritt zur zugänglichen PDF-Datei getan.4. Welche Vorbereitungen sind bereits bei der Erstellung des QuellDokumentes nötig?Logische LesereihenfolgeDurch die Verwendung von Funktionen zur Definition der Dokumentstruktur (Überschrift 1-9,Fließtext etc.) ist es für assistive Technologien einfacher, eine logische Lesereihenfolge zuerkennen. Die Problematik wird denen bekannt vorkommen, die Webseiten barrierefreierstellen müssen und auch dort die klassischen Strukturierungswerkzeuge von HTML inKombination mit Stylesheets (CSS) verwenden. Bei mehrspaltigen Texten ist genau daraufzu achten, dass nicht etwa mit einer TAB-Taste, sondern mit den korrektenFormatierungswerkzeugen die Mehrspaltigkeit erzeugt wird!Alternative Texte für BilderAlternative Beschreibungen – wie wir sie bereits von Webseiten her kennen – gehörennatürlich auch in eine PDF-Datei. Acrobat bietet ein entsprechendes Werkzeug an, um nachErstellen der PDF den Bildelementen diese Textbeschreibung zu hinterlegen.Autor: Roland Heuwinkel17. Oktober 2003Seite 3 von 24
Aktion Mensch e.V.Fachartikel „PDF-Dokumente – lesbar für alle“NavigationshilfenHäufig wird bei der Erstellung umfangreicher Dokumente vergessen, dass zum Finden einerInformation Hilfen in Form eines Inhaltsverzeichnisses, Lesezeichen etc. zwingenderforderlich sind. Die Erzeugung von sogenannten „Thumbnails“, also kleinenVorschaubildchen hilft selbst sehenden Nutzern eines Acrobat Readers selten etwas. DasMakro „PDFMaker“ bietet MS Office-Anwendern an, z. B. die Überschriften automatisch zuverlinkten Lesezeichen im PDF zu machen. Eine sehr nützliche und unbedingt erforderlicheMaßnahme.Editierbare Formulare mit HilfefunktionenGerade bei Antragsverfahren sind PDF-Formulare – aufgrund ihrer 1:1-Darstellung – sehrverbreitet und oft vorgeschrieben. Damit das Ausfüllen eines Formulares auch für blindeMenschen möglich wird, ist es erforderlich, neben der bereits angesprochenen Punkte auchHilfetexte zum Ausfüllen des Formulares zu hinterlegen, die ggf. nur für den Screenreader„sichtbar“ sind.5. Welchen Einfluss hat die Wahl der Textverarbeitungs-Software?In der Praxis kommen die unterschiedlichsten Software-Produkte zur Erstellung vonDokumenten zum Einsatz. Je nachdem, ob externe Dienstleister (z. B. Druckereien,Agenturen) die Dokumente mit DTP-Systemen erstellen, intern mit einer einfachenTextverarbeitung gearbeitet wird, ob Präsentationen, Grafiken oder Texte erzeugt werden,entstehen eine Vielzahl unterschiedlicher Dateiformate. Nützlich ist es, wenn vor derErstellung eines Dokumentes bereits klar ist, welche Formate hinterher davon benötigtwerden. In seltenen Fällen werden Dokumente bereits softwareneutral in Markup-Sprachen,wie z. B. XML erzeugt. In dem Fall wäre eine Trennung zwischen Inhalt und Form bereitsgegeben. Viele Bildbearbeitungs- und Layoutprogramme sind heute schon in der Lage,Dateien im PDF-Format zu speichern. Vergessen Sie diese PDF-Dateien im Sinne derBarrierefreiheit schnell wieder! Sie sind in der Regel nicht zugänglich, da sie die dringendbenötigten Strukturen nicht erzeugen, sondern lediglich optisch dem Quelldokument ähneln.Diese PDF-Dateien müssen hinterher entsprechend nachbearbeitet werden, das bedeutetzusätzlichen Aufwand, der meistens nicht eingeplant wurde. Eine Auswahl der Dateiformate,die grundsätzlich in PDF umwandelbar sind, finden Sie unter Punkt 9 / Adobe OnlineService. Zu den Office-Programmen, die eine brauchbare Dokumentstruktur erzeugenkönnen und diese Informationen bei der Konvertierung (Umwandlung) nicht verlieren,gehören die Microsoft-Produkte Word, Excel und PowerPoint (Windows-Versionen 2000,2002/XP, Mac-Versionen ab 2000), sowie das immer beliebter werdende OpenSource-Paket„OpenOffice.org 1.1“ bzw. „StarOffice 6.0“. Die neueste Version 1.1 arbeitet bereits miteinem eigenen PDF-Direktexport. Erste Tests haben leider ergeben, dass keine Strukturenübernommen werden und im Acrobat erkannt werden können. Optisch sind die direkterzeugten PDF-Dateien jedoch tadellos. Ein Makro, ähnlich PDFMaker im MS Office fehlt zurZeit noch.Da Grafikdesignern die Vorstellung nicht gefallen wird, Broschüren womöglich wegen derBarrierefreiheit mit MS Word erstellen zu müssen, gibt es „Entwarnung“. Adobe bietet beiallen hauseigenen DTP-Applikationen in den aktuellen Versionen die Möglichkeit,Strukturinformationen in die PDF-Welt zu retten. Das bedeutet, Anwender der ProgrammeAdobe FrameMaker SGML 6.0, FrameMaker 7.0, InDesign 2.0 oder PageMaker 7.0 könnenaufatmen. Alle anderen Systeme, wie z. B. QuarkXPress oder Macromedia-Produkte sind z.Zt. noch nicht soweit und erfordern in Bezug auf das „Retten der Strukturen“ entsprechendeNachbearbeitung in PostScript oder im Acrobat.Autor: Roland Heuwinkel17. Oktober 2003Seite 4 von 24
Aktion Mensch e.V.Fachartikel „PDF-Dokumente – lesbar für alle“Letztlich geht es darum, abzuwägen, welcher Aufwand größer ist:einen Editor zu verwenden, der brauchbare Strukturen für eine komfortableKonvertierung liefert oderdas Problem nach hinten zu schieben und das Dokument mit dem Adobe-WerkzeugAcrobat (Version 5 mit Plugin Make Accessible und ggf. Forms Access Agent oderAcrobat 6 Professional) nachzubessern.Fazit: Setzen Sie Software ein, die Strukturen sauber exportiert und vergessen Sie alle PDFExportfunktionen. Im Sinne der gewünschten Barrierefreiheit geht an Adobe Acrobat (5 oder6) kein Weg vorbei!6. Welche Optionen bieten sich bei der Umwandlung in PDF?Auswahl der PDF-KonvertiersoftwareIm Internet findet man eine große Zahl von PDF-Konvertier-Werkzeugen, die zum Teil sogarkostenlos abgegeben werden. Die Frage ist: Was kommt „hinten“ raus? Es gibt viele, einfachzu bedienende und auch schnelle PDF-Konverter – das war die gute Nachricht. DieSchlechte ist: vergessen Sie (fast) alle! In Bezug auf „Accessibility“ – also Barrierefreiheit –versagen sie fast alle. Die Erstellung barrierefreier, strukturierter PDF-Dateien ist einmehrstufiger und anspruchsvoller Prozess. Von kleinen Hilfsprogrammen kann das nichtgeleistet und sicher auch nicht verlangt werden. Letztlich bleiben 3 erwähnenswerteProdukte übrig:Adobe Acrobat 6.0 Professional bzw. Acrobat 5.0 zzgl. MakeAccessible-Plugin (kostenloszum Download) und Capture 3.0 Agent Pack (kostenpflichtige Erweiterung)Jaws PDF Creator von Global Graphics (nicht für Formulare oder manuelle Lesezeichen)Ghostscript mit GSView und einem beliebigen PS-Druckertreiber (nicht für Formulareoder manuelle Lesezeichen)Das komfortabelste der o.a. Programme ist zweifelsohne das „Original“ von Adobe in derVersion „Acrobat 6.0 Professional“. Wer um die Investition in die Adobe-Softwareherumkommen will oder auf ein paar Funktionen verzichten kann (wie z. B. das nachträglicheEinfügen von Lesezeichen, hierarchischer Strukturen oder Formularfeldern) kann auch mit„Jaws PDF Creator“ von Global Graphics – nicht zu verwechseln mit dem „JAWSScreenreader“- oder den Freeware-Produkten von Ghostscript arbeiten. „Ghostscript“ wirdals Windows- und UNIX/Linux-Version angeboten, ist aber von der Handhabung etwas„gewöhnungsbedürftig“. Da Ghostscript ausschließlich Postscript-Dateien in PDF umwandelt,benötigt man außerdem einen beliebigen Postscript-Farblaserdrucker-Treiber. DieDruckausgabe kann man dann recht einfach in eine Datei umleiten und hat damit den„Rohdiamanten“ für die Umwandlung mit Ghostscript. Adobe Acrobat erledigt dieseZwischenschritte im Hintergrund selbsttätig, sodass man direkt aus der Windowsanwendungdie Konvertierung starten kann.Online-Service von AdobeEine weitere Alternative bietet der Online-Konvertierdienst von Adobe. Ihre Dokumentewerden 1:1 in PDF umgewandelt und sofort als Link auf der Webseite oder per E-Mailausgeliefert. Dieser Service ist kostenpflichtig, die ersten 5 Dokumente gibt es – als„Schnupperangebot“ – gratis. Natürlich kann auch dieses PDF-Ergebnis nicht besser sein,als sein Quell-Dokument. Folgende Dateiformate werden von diesem Online-Serviceunterstützt:Autor: Roland Heuwinkel17. Oktober 2003Seite 5 von 24
Aktion Mensch e.V.Fachartikel „PDF-Dokumente – lesbar für alle“Software-HerstellerAdobeAdobe formatIllustrator (.ai), InDesign (.indd), FrameMaker (.fm, .mif),PageMaker (.pm, .pm6, .p65, .pmd, .pmt) PhotoShop (.psd).ps, .prn., Encapsulated PostScript (.eps)AutoCAD (.dwg)WordPerfect (.wpd)Richtext (.rtf), ASCII-Text (.txt).bmp, .gif, .jpg, .pcx, .pct, .pict, .png, .rle, .tifAufruf des OnlineService über:http://createpdf.adobe.com . Das Arbeitenmit dem Adobe Online-Service ist rechtkomfortabel. Nach einer Registrierungkann man sofort ein Dokument für dieKonvertierung auswählen und dannentscheiden, ob man auf das Ergebniswarten möchte oder sich die PDF-Dateials Anhang per E-Mail zusenden lässt.Aber Achtung: in der „Trial-Version“ gibtes nicht nur die Beschränkung aufmaximal 5 Dokumente, sondern leiderauch nur unstrukturierte PDF s, d. h.ohne Tags und Lesezeichen. Fürzugängliche Dateien ist also ein Abodieses Services nötig, das dann diebegehrten „Tags“ erzeugt. Das Abokostet zur Zeit US 9,99 pro Monat oderUS 99 pro Jahr. Ob die „getaggten“Dateien dann zu 100% so erzeugtwerden, wie wir es uns wünschen, istnicht sicher. Ein echter Ersatz für einelokal installierte Acrobat-Version soll der Online-Service sicher auch nicht sein.Arbeiten mit PDFWriter, Distiller und PDFMakerMit Adobe Acrobat 6.0 Professional werden die beiden PDF-Konvertierwerkzeuge„PDFWriter“ und „Distiller“ – jeweils wie Druckertreiber – eingerichtet, haben aberunterschiedliche Leistungsmerkmale. Während PDFWriter etwas für schnelle PDFProduktionen ist, bieten sich mit dem Distiller deutlich mehr Optionen, auf das EndproduktEinfluss zu nehmen. In Bezug auf unser aktuelles Thema können Sie den PDFWriter gleichwieder vergessen, da er Strukturinformationen nicht korrekt umwandelt. MS Office-Anwendererhalten automatisch bei der Installation von Acrobat spezielle Icons zum Aufruf der PDFKonvertierung. Der Clou daran ist, dass Adobe dahinter das Makro-Paket „PDFMaker“implementiert hat, das – passend zu dem jeweiligen Office-Produkt – die richtigen Parametersetzt, um ein Optimum an Informationen in das PDF „zu retten“. Technisch gesehen arbeitetdas Makro PDFMaker im Hintergrund mit dem Distiller und gibt diesem zusätzliche „pdfmarkAnweisungen“ mit, die sich nach der Konvertierung in PDF auf die unterschiedlichsten Artenwiederfinden lassen. Entweder in Form von allgemeinen Dokumentinformationen über Autor,Titel, Inhalt oder auch Inhaltsverzeichnis, Lesezeichen bis hin zu Anzeigeoptionen imBrowserfenster. Versierte Programmierer sind durchaus in der Lage, Dokumente inPostScript auszugeben und dort dann manuell die pdfmark-Anweisungen „einzubauen“.Autor: Roland Heuwinkel17. Oktober 2003Seite 6 von 24
Aktion Mensch e.V.Fachartikel „PDF-Dokumente – lesbar für alle“Aufgrund der vielfältigen Möglichkeiten der „pdfmark-Programmierung“ können wir an dieserStelle nicht detaillierter auf diesen Bereich eingehen. Wie die einfache Handhabung vonAcrobat in MS Office aussieht, sehen Sie unter Punkt 7.Fazit: Die Produkte Word, Excel und PowerPoint (2000 oder 2002/XP) eignen sichbesonders gut zur Erstellung barrierefreier PDF s, da Adobe in Kooperation mit Microsoftmächtige Werkzeuge dafür anbieten kann.Wie funktioniert das Umwandeln von MS Office-Dokumenten?Bei Installation eines Adobe Acrobat 5 oder 6 werden automatischPDFMaker-Makros implementiert. Erkennen kann man dieerfolgreiche Integration an den zusätzlichen Icons in der oberenWerkzeugleiste. Sowohl Word, als auch Excel und PowerPointwerden mit passenden PDFMaker-Einstellungen versehen, sodasseine schnelle und komfortable PDF-Erstellung möglich ist.Das A und O derStrukturierung einesTextdokumentes ist dieVerwendung derentsprechendenFormatvorlagen.Zum Ändern derKonvertiereinstellungen findet sich unter dem Menüpunkt „Adobe PDF“ der Punkt„Konvertierungseinstellungenändern“: Versierte Nutzerlegen sich unterschiedlicheParameter-Sets unterverschiedenen Namen an. ImSinne der Zugänglichkeit istinsbesondere darauf zuachten, dass dasAusgabeformat zu Acrobat5.0 (PDF 1.4) kompatibel ist.Autor: Roland Heuwinkel17. Oktober 2003Seite 7 von 24
Aktion Mensch e.V.Fachartikel „PDF-Dokumente – lesbar für alle“Spezielle Parameter für Word ermöglichen das Umwandeln von Kommentaren zu „Notizen“in der PDF-Datei. Damit istes möglich, z. B. inFormularen zusätzlicheHinweise für die Nutzer zuhinterlegen. Außerdemwerden – auf Wunsch –interne und externe Linksmit der entsprechendenFunktionalität übernommen.Selbstverständlich werdenauch Links zu Fußnoten undEndnoten verarbeitet (z. B.für Literaturhinweise oderein Glossar am Ende desTextes).Nicht nur bei umfangreichenDokumenten ist esunabdingbar, eine logische,hierarchische Struktur zuerzeugen, die außerdem einautomatischesInhaltsverzeichnis im PDFanlegt. Auf der Karteikarte„Lesezeichen“ kann manangeben, bis zu welcherEbene automatischeLesezeichen generiertwerden sollen. SowohlÜberschriften-Elemente, alsauch Stilelemente könnendafür verwendet werden!Das eigentliche Erzeugen der PDF-Datei erfolgt ausschließlich durch Druck auf dasentprechende Icon und die Angabe eines Dateinamens. Acrobat bietet außerdem die Optionan, das neu erzeugte PDF-Dokument als E-Mail-Anhang zusammen mit dem Mailprogrammzu öffnen.Autor: Roland Heuwinkel17. Oktober 2003Seite 8 von 24
Aktion Mensch e.V.Fachartikel „PDF-Dokumente – lesbar für alle“7. Was ist zu beachten, wenn Layoutprogramme zur Erstellung des QuellDokumentes verwendet werden?Häufig werden Quell-Dokumente nicht mit einer Office-Anwendung erzeugt. DTPProgramme, wie z. B. Adobe InDesign, Adobe FrameMaker, Adobe PageMaker,Macromedia Freehand, QuarkXpress etc. sind beliebte Werkzeuge von Grafikern undentsprechend oft die Quelle eines PDF-Dokumentes. Wie bereits erwähnt, helfen die PDFExportfunktionen in vielen Fällen nicht weiter (Ausnahme die neuesten Versionen aus demHause Adobe). Beispielsweise sollten QuarkXPress-Dateien im PostScript-Formatgespeichert werden, um diese dann mit Acrobat in PDF umzuwandeln. ErfahreneProgrammierer wären in der Lage, bereits in PostScript Ergänzungen und Korrekturenvorzunehmen um die erforderlichen Strukturinformationen zu hinterlegen, in der Regel wirdaber eine Nachbearbeitung in Acrobat fällig.8. Welche Schritte erfordert das Umwandeln vorhandener PDF-Dateien?Häufig sollen vorhandene PDF-Dokumente zugänglich gemacht werden. Wenn die QuellDokumente nicht zur Verfügung stehen, benötigt man auf jeden Fall ein Acrobat 5 oder 6zum Prüfen und Ändern dieser Dateien.Beispiel mit Acrobat 6.0Professional:Nach dem Öffnen derPDF-Datei kann direkteine Zugriffsprüfungerfolgen. Dabei bietetAcrobat eineSchnellprüfung und eineausführliche Analyse inkl.Erstellung einesBerichtes an.Ein mögliches Ergebniskönnte folgendermaßenlauten:Ist das Dokument nichtstrukturiert, sollte man einevollständige Prüfungdurchlaufen lassen, um denUmfang der en. Zu dervollständigen Prüfungkönnen bestimmteParameter im Vorfeldgesetzt werden. DieStandardeinstellung siehtfolgendermaßen aus:Autor: Roland Heuwinkel17. Oktober 2003Seite 9 von 24
Aktion Mensch e.V.Fachartikel „PDF-Dokumente – lesbar für alle“Je nach Anforderungsprofil können auch Bedingungen deaktiviert werden. Eine kompletteBarrierefreiheit erfordertallerdings auch dieErfüllung alleraufgeführtenBedingungen.Die Prüfung dauert jenach Umfang desDokumentes undRechnerausstattung in derRegel weniger als eineMinute! DieZusammenfassung desErgebnisses erscheintdanach sofort auf demBildschirm:In diesem Fall fehlt diegesamteStrukturinformation, d.h.ein Inhaltsverzeichnis inForm von Lesezeichen,Überschriften,Alternativtexte zu Bildern,die verwendete Spracheetc.Das bedeutet, dieErstellung vonLesezeichen für dieNavigation, sowie dieErstellung von Tags für die korrekte Lesereihenfolge sind unerlässlich.Autor: Roland Heuwinkel17. Oktober 2003Seite 10 von 24
Aktion Mensch e.V.Fachartikel „PDF-Dokumente – lesbar für alle“Acrobat bietet die automatische Erzeugung eines „Tag-Stammes“ an. Dabei werden allevorhandenen Elementemit einzelnen Tagsversehen und – wennmöglich – einehierarchische Strukturgeneriert. Das Ergebnis isthäufig nicht befriedigend(zu starke Differenzierungund zuviele Tags, keinesinnvollen Bezeichnungenetc.).Die manuelle Erstellungsinnvoller Tags undLesezeichen ist zuempfehlen. Näheres unterPunkt 10.Das manuellePositionieren undErzeugen vonLesezeichen erfolgt ganzeinfach, indem man an derentsprechenden Stelle imDokument die Funktion„Bearbeiten“ /„Lesezeichen hinzufügen“aufruft. Im geöffneten„Lesezeichen“-Fenster aufder linken Seite kanndann der Eintrag imInhaltsverzeichnisbearbeitet werden.Selbstverständlichg isthier auch die Erstellungund Änderunghierarchischer Strukturenmöglich.Autor: Roland Heuwinkel17. Oktober 2003Seite 11 von 24
Aktion Mensch e.V.Fachartikel „PDF-Dokumente – lesbar für alle“9. Wie kann man gedruckte Unterlagen in zugängliche PDF s umwandeln?Gedruckte Unterlagen müssen über einen Scanner digitalisiert werden. Dabei ist zubeachten, dass die Auflösung mindestens 300dpi haben sollte, d. h. man benötigt für eineDIN A4-Seite in Farbe ca. 25 MB Speicherplatz! Sehr vorteilhaft ist es, gleich mit einer OCRSchrifterkennungssoftware zu arbeiten, da ansonsten lediglich ein Bild vom Text erzeugtwird, das auch nach der Umwandlung in PDF nicht zugänglich sein kann. Die aktuellenSoftwareprodukte für OCR-Schrifterkennung, wie z. B. „FineReader 7.0“ von ABBYY,„OmniPage Pro 12“ von Global Graphics oder „Adobe Acrobat Capture 3.0“ haben eine sehrhohe Trefferquote bei der Schrifterkennung. Die Vorteile liegen auf der Hand:automatische Trennung von Text und GrafikEditier- bzw. Nachbearbeitungsmöglichkeit in einer Textverarbeitung, z. B. MS WordErgänzen von Strukturen über Formatvorlagensaubere, strukturierte PDF-Erstellung analog eigener Textdokumentedeutliche Reduzierung der Dateigröße im PDF-FormatDie Frage der Dateigröße ist gerade im Internet nicht zu unterschätzen. Nimmt man ein DINA4-Scan in 300 dpi, bekommt man im TIF-Format eine Datei ca. in 25 MB. Diese Datei istnach Umwandlung in PDF immer noch ca. 2 MB groß! Bei Verwendung einer OCRSchrifterkennung reduziert sich die Dateigröße im PDF auf ca. 0,1 MB 5%!Adobe Acrobat bietet auch eine nachträgliche Schrifterkennung innerhalb einereingescannten und in PDF umgewandelten Datei an. Dabei ist zu beachten, dass zwar einetechnische Lesbarkeit erzeugt wird, die Dateigröße aber nach wie vor für das Internetungeeignet ist!Hier ein Beispiel mit dem OCR-Programm „FineReader 7.0“:Schritt 1 Einscannen über FineReader:Autor: Roland Heuwinkel17. Oktober 2003Seite 12 von 24
Aktion Mensch e.V.Fachartikel „PDF-Dokumente – lesbar für alle“Schritt 2 Speichern im Word-Format und Bearbeitung in Word:Im MS Word können evtl.fehlerhafte Textstellenkorrigiert, Überschriften,Textelemente mitFormatvorlagenstrukturiert und damitsaubere PDF s erzeugtwerden.Schritt 3 Der PDFMaker erzeugt auf diese Weise eine sehr schlanke und strukturierte Datei.Je nach Umfang derErgänzungen im MS Wordsind mehr oder wenigerNachbearbeitungen imAcrobat nötig. Ein TagStamm wird automatischerzeugt und reichtzumindest von vornhereinfür eine korrekteLesereihenfolge.Autor: Roland Heuwinkel17. Oktober 2003Seite 13 von 24
Aktion Mensch e.V.Fachartikel „PDF-Dokumente – lesbar für alle“10. Wie überarbeitet man einen Tag-Stamm mit Acrobat?Unter Punkt 8 haben wir gesehen, wie die Zugriffsprüfung unter Acrobat funktioniert. Sollteein Dokument als „unstrukturiert“ eingestuft werden,fehlt in der Regel der Tag-Stamm. Dieser bildet dieStruktur des Dokumentes mit allen Hierarchien undElementen ab. Die Elemente können die Bezeichnungaus der Word-Formatvorlage bekommen.Beispiel einer einfachen Textstruktur mit 3Überschriftenebenen und Artikeln:Durch die intuitiv zu bedienende Baumstruktur ist die Tag-Bearbeitung, sowie Erstellungneuer Tags sehr einfach. Klickt man mit der rechten Maustaste auf ein Tag, kann man unter„Eigenschaften“ die Hierarchieebeneändern oder ein anderes Elementzuweisen. Außerdem bietet Acrobathier die Möglichkeit dieSprachkennzeichnung zu ändern oderz. B. bei Bildelementen Alternativtextezu hinterlegen.Autor: Roland Heuwinkel17. Oktober 2003Seite 14 von 24
Aktion Mensch e.V.Fachartikel „PDF-Dokumente – lesbar für alle“Für die Navigation innerhalb des Dokumentes ist es sinnvoll, Lesezeichen (Bookmarks)anzulegen. Wie bereits unter Punkt 7 erläutert, kann man im Word bereits definieren, welcheElemente (meistens Überschriften) automatisch zuLesezeichen konvertiert werden sollen. Das Anlegenmanueller Lesezeichen ist im Acrobat allerdings auchproblemlos möglich. Sie bewegen sich im Dokument andie entsprechende Stelle, zu der Sie einen Link (alsLesezeichen) setzen möchten und wählen oberhalb derLesezeichen die Funktion „Neues Lesezeichenerstellen“. Das neue Lesezeichen erscheint automatischan letzter Stelle und kann mit der Maus an die richtigeStelle in der Baumstruktur verschoben werden.11. Welche Rolle spielen die Sicherheitseinstellungen von Adobe Acrobat?Zum Schutz der Autoren hat Adobe entsprechende Schutzmechanismen eingebaut. VieleDokumente lassen sich ausschließlich betrachten und manchmal nicht einmal ausdrucken.Assistive Technologien sind jedoch darauf angewiesen, dass sie den Inhalt der PDF-Dateiherauslesen, d. h.herauskopieren können.Das muss der Autor desDokumentes zulassen,ansonsten kann man sichalle Bemühungen umbarrierefreie Strukturenim Dokument schenken!In denDokumenteigenschaftensind entsprechendeEinstellmöglichkeitenvorhanden. FolgendeEinstellung befriedigtsowohl dieSchutzbedürfnisse desUrhebers, wie auch dieAnsprüche einesScreenreaders:Autor: Roland Heuwinkel17. Oktober 2003Seite 15 von 24
Aktion Mensch e.V.Fachartikel „PDF-Dokumente – lesbar für alle“12. Was ist bei der Erstellung zugänglicher Formulare zu beachten?Wie auch bei den anderen Textdokumenten muss die Erstellung der Formulare in einemmöglichst brauchbaren Editor vor der Umwandlung in PDF strukturiert erzeugt werden. Diespezielle Definition der Eingabefelder erfolgt dann im Acrobat-Programm. Je nach Art desFormulares kann es nötig sein, zu bestimmten Eingabefeldern Erläuterungen mitzuliefern.Auch für sehende Nutzer sind kontextbezogene Hilfestellungen einfacher zu handhaben, alswomöglich zusätzliche „Merkblätter“ zum Ausfüllen der Formulare. Wenn also dieseErläuterungen um die Eingabefelder angeordnet werden, werden sie durch denScreenreader vorgelesen. Besondere Beachtung muss man dann nur noch optischenHinweisen in Form von farbigen Kodierungen oder Grafiken schenken. Dazu kann man imAcrobat entsprechende Alternativtexte hinterlegen, die dann ausschließlich vomScreenreader „gesehen“ und damit vorgelesen werden können.Haben Sie lediglich gedruckte Formulare vorliegen, können diese natürlich über die bereitsbeschriebene Prozedur via OCR-Schrifterkennung in PDF umgewandelt werden. Alleerforderlichen Tags für die Lesereihenfolge etc. werden dann im Acrobat ergänzt. Bittebeachten Sie die Rechte an den gedruckten Formularen, da sie häufig bei denentsprechenden Verlagen liegen.Im Gegensatz zu HTML-Formularen ist es nicht empfehlenswert, Musterinhalte imEingabefeld zupositionieren. BeimAusfüllen der Felder werdennämlich diese Musterinhaltenicht etwa automatischmarkiert und überschrieben,sondern bleiben evtl.zusätzlich zum neuerfassten Inhalt stehen.Grundsätzlich kann mannoch nicht davon ausgehen,dass interaktive Formulare– also zum Ausfüllen amBildschirm – in Verbindungmit Screenreadern sauberfunktionieren. DasAnsteuern einesEingabefeldes z. B. mit der TAB-Taste bei gleichzeitigem Vorlesen der feldrelevantenInformationen erfordert entsprechende Programmfunktionen in der Screenreader-Software,die bisher ausschließlich bei „Jaws for Windows“ befriedigend implementiert wurden.Autor: R
Fazit: Ist das Quell-Dokument strukturiert erstellt worden, also mit Formatvorlagen, dann ist der wesentliche Schritt zur zugänglichen PDF-Datei getan. 4. Welche Vorbereitungen sind bereits bei der Erstellung des Quell-Dokumentes nötig? Logische Lesereihenfolge
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