Transcription
Handbok fördistriktsguvernörensteamSvenskaTräder i kraft juli 2015
FörordFramgångarna för Lions Clubs International är till stor del beroende på effektiviteten blandvåra ledare på alla nivåer i organisationen. Varje ledarpost, från klubbpresident tillinternationell president, har ett specifikt ansvar som måste uppfyllas. Emellertid är detförmågan att arbeta effektivt och samarbeta med andra medlemmar som garanterar att vitillsammans kan nå organisationens mål.På distriktsnivå vilar ansvaret att kombinera ledarskap och lagarbete på distriktsguvernörensteam. Distriktsguvernören, den första vice distriktsguvernören och den andra vicedistriktsguvernören måste inte endast dela på uppgifter och ansvar att leda distriktet, utanmåste även kommunicera effektivt och samarbeta i ett antal projekt, frågor och beslut. Distriktdär detta har gjorts genomgående har kunnat se starkare klubbar, ökad inverkan i samhälletoch en uthållig fokusering på ledarskap som leder till ökad förståelse och engagemang förhjälpinsatser.Handbok för distriktsguvernörens team är avsedd för alla medlemmar i distriktsguvernörensteam, att använda som en omfattande vägledning gällande ledarskap i distriktet. Dennahandbok innehåller information om det internationella huvudkontoret, specifika uppgifter fördistriktets ledare samt program, resurser, riktlinjer och kontakter som distriktsguvernörensteam kommer att arbeta med under verksamhetsåret. Använd denna handbok ofta under åretallteftersom frågor, utmaningar och möjligheter uppstår.Under det att du förbereder dig inför din roll som ledare i distriktet, planerar och genomförverksamheten i distriktet samt stödjer klubbar och medlemmar under året kommer du finnaatt denna handbok är till stor hjälp."Ledare är mycket bättre förebilder när de lär sig än när de lär ut."Rosabeth Moss Kantor
InnehållI.DISTRIKTGUVERNÖRENS TEAMDistriktsguvernör. I-1Första vice distriktsguvernör . I-2Andra vice distriktsguvernör . I-4Ett effektivt distriktsguvernörens team . I-5II.DET INTERNATIONELLA HUVUDKONTORETBesök vid det internationella huvudkontoret . I-1Administrativa tjänstemän vid det internationella huvudkontoret . II-2Verkställande administratörSekreterareKassörChef för global utvecklingLCIF:s verkställande administratörArbetslag vid det internationella huvudkontoret . II-3District & Club Service and Leadership Development Group . II-3District and Club AdministrationLeadership DevelopmentGlobal development group. II-3MarketingMembership DevelopmentPublic AffairsCommunicationsService ActivitiesGlobal StrategyGlobal Partnership & Government RelationsTreasury, Financial & Business Operations Group . II-5FinanceInformation TechnologyClub Supplies and DistributionÖvriga arbetslag vid huvudkontoret . II-5ConventionLegalLions Clubs International Foundation . II-6III.DISTRIKTETS ADMINISTRATIONDistriktsrådet. III-1Första och andra vice distriktsguvernör . III-2Distriktets sekreterare/kassör . III-2Regionordförande . III-3Zonordförande . III-4Distriktsguvernörens rådgivande kommitté . III-6Distriktsrådsmöten . III-7i
InnehållDagordning för distriktsrådsmötenTidigare distriktsguvernörer . III-7Information för regionordförande/zonordförandeKlubbesökPlanera dina besök . III-8LeoklubbesökDistriktsguvernörens rapport av möten och klubbesökÄndring av distriktsgränser . III-9Distriktets nyhetsbrev . III-14Distriktsmöte . III-14Röstning vid distriktsmöteDatum för distriktsmöteRapport från distriktsmötetProtokoll från distriktsmöteRiksmöte. III-15Ansökan om officiell talareDistriktsevenemang . III-16Evenemang på klubbnivå . III-19IV.DISTRIKTETS KOMMITEÉRVal av kommittéordförande . IV-2Kongressordförande . IV-2Ordförande för kultur- och samhällsaktiviteter . IV-2Ordförande för diabetesinformation och hjälpinsatser . IV-3Miljöordförande . IV-3Ordförande för hörselinformation och hjälpinsatser . IV-4Hedersrådets ordförande. IV-5IT-ordförande . IV-5Ordförande för internationella relationer . IV-6Leoordförande . IV-6Lions ALERT-ordförande . IV-7Lions Quest-ordförande . IV-8Ordförande för Lions service för barn . IV-8Ordförande för fredsaffischtävlingen. IV-9Ordförande för PR och Lions information . IV-9Ordförande för läsprogram . IV-10Ordförande för syninformation och hjälpinsatser . IV-10Ungdomsordförande (Lions tillfällen för ungdom) . IV-11Ordförande för ungdomsläger och ungdomsutbyte . IV-11V.KLUBBVERKSAMHETKlubbframgångar . V-1Er klubb, ert sättPlanritning för en starkare klubbKlubbens excellensprocessMånatlig medlemsrapport . V-2ii
InnehållInrapportera klubbtjänstemän . V-3Värdefulla rapporter på webbplatsen . V-4Hjälp med MyLCI . V-4Lionklubbens rapport över serviceaktiviteter. V-4Klubbkonton. V-5Klubbkonton med utestående skulderFinansiell avstängning av klubbar. V-6Aktivering av klubbar som har stängts avNedläggning av klubbar som har stängts av . V-7Status quo och prioriterad status . V-7Återkalla nedläggningBeteckningen prioriterad klubbSkyddande statusUtmärkelse för återuppbyggnad av klubbStöd till nya klubbar . V-13Guiding Lion och Certified Guiding Lion-programmetSamgående av klubbar och ändring av klubbnamn . V-14Överföring av en klubb till ett angränsande distrikt . V-15Klubbarnas bankkonton . V-15Månatliga kontoutdrag . V-16MedlemsavgifterÅterinförd medlem eller transfermedlemAvförda medlemmarBekräftelse av medlemsändringarChartermedlemmarRapporten bedömning av klubbstatus . V-17VI.KLUBBREKVISITABeställning av rekvisita . VI-1Klubbrekvisita för leoklubbar. VI-2Informationspaket för nya medlemmar . VI-2Förslag gällande klubbesök . VI-2VII.INFORMATIONSTEKNOLOGIAllmän information . VII-1Internet . VII-1Rapportering av region- och zonordförande . VII-3Leoklubbar . VII-3Medlemsinformation . VII-4Ständigt medlemskap . VII-5Avlidna medlemmar . VII-6Adressändring . VII-6Medlemsrapporter per distrikt . VII-6iii
InnehållVIII.INTERNATIONELL KONGRESSInternationell kongress . VIII-1Information om boende och registrering . VIII-1DistriktsguvernörerDG ElectÖvrig information om kongressen . VIII-3DelegationsevenemangDelegat- och ing Department . IX-1Distriktsguvernörens reseräkningar . IX-1Distriktsguvernörens budget . IX-1Sista datum för räkningar . IX-2Måltider. IX-2Hotell . IX-2Ersättningspolicy för distriktsguvernörer . IX-2X.LEDARUTVECKLINGAllmän information . X-1Globalt ledarskapsteam . X-1Initiativ för ledarutveckling . X-3Information till klubbtjänstemän . X-3Utbildning för zonordförande . X-4Utbildningsprogram för andra vice distriktsguvernör. X-4Lions ledarskapsinstitut . X-5Lions ledarskapsinstitut för framtida ledare . X-5Deltagarnas kvalifikationer: Lions ledarskapsinstitut för framtida ledareKostnad för institutetUrvalsprocessAnsökningsförfarandeLions avancerade ledarskapsinstitut. X-7Deltagarnas kvalifikationer: Lions avancerade ledarskapsinstitut .Kostnad för institutetUrvalsprocessAnsökningsförfarandeLions utvecklingsinstitut för instruktörer . X-8Deltagarnas kvalifikationer: Utvecklingsinstitut för instruktörerKostnad för lensutveckling för instruktörer . X-10iv
InnehållDeltagarnas kvalifikationer: Excellensutveckling för randeLions regionala ledarskapsinstitut. X-12Program för finansiellt stöd till distriktets GLT. X-13Stöd till utbildning i multipeldistriktet . X-13DG Elect-seminariet . X-13Andra ledarutvecklingsseminarier . X-13Ledarskapsresurscenter (LRC) . X-14Globalt ledarskapsteamLions vecklingLedarskaps och kommunikationXI.JURIDISKA ÄRENDENAllmän information . XI-1VarumärkespolicyMedlemsprogramDiverse juridiska riktlinjer . XI-3FörsäkringNy skatterapportering i USAOrganisationer för tidigare klubb-, distrikts- och internationella tjänstemänMedel insamlade vid aktiviteterFinansiellt stöd till kandidaterPolicy för etisk standard och uppförandeLions Clubs Internationals policy för personlig informationDistriktsguvernör samt första och andra vice distriktsguvernör .Lions Clubs Internationals riktlinjer för konfliktlösningYtterligare resurser om konfliktlösning . XI-20Checklista för parter i konfliktlösningsprocessenChecklista för medlare i konfliktlösningsprocessenStandardiserade valprocedurer för distrikt . XI-23Policy för neutral observatör . XI-23Policy för att stänga av en distriktsguvernör . XI-23Regler för ett speciellt möte för att rekommendera en Lion-medlem för utnämningtill distriktsguvernörXI-23Sammandrag av regler för ett speciellt möte för att rekommendera enlionmedlem för utnämning till distriktsguvernörXI-25XII.LIONS CLUBS INTERNATIONAL FOUNDATION (LCIF)LCIF:s uppgift . XII-1Allmän information . XII-1LCIF:s ledning . XII-2LCIF-koordinator. XII-3v
InnehållDistriktsguvernörens roll inom LCIF. XII-4LCIF:s anslagsprogram/insatser/större initiativ . XII-4SightFirst . XII-4SightFirsts större insatser . XII-5Blindhet bland barnFlodblindhetTrakomkontrollSightFirst China Action ProjectLions Quest . XII-6Andra LCIF-initiativ . XII-8En spruta, ett liv: Lions mässlingsinitiativLions projekt för billiga hörapparater (AHAP)LCIF:s anslagsprogram . XII-9Frågor och svar gällande anslagKommunikation från LCIF . XII-12LCIF- publikationer . XII-12Publikationer om anslag . XII-13Lions Quest . XII-13LCIF:s videor . XII-14LCIF:s partnerskap . XII-14Utmärkelser . XII-16Olika sätt att stödja LCIF . XII-17ErkänslaDonationsinstruktioner . XII-19Vanliga frågor om donationerXIII.MEDLEMSUTVECKLINGGlobalt medlemsteam. XIII-1Globalt medlemsteam i distriktet. XIII-2GMT:s team för medlemstillväxt och nyklubbbildning ochklubbframgångar. XIII-3Regionordförande och zonordförande – GMT i distrikt . XIII-3Åretruntprogrammet för medlemstillväxtFörslag på strategier för medlemstillväxt året runtAnslag till medlemsutveckling . XIII-5Programmets kravAnsökningsprocessenLions symposier om familjer och kvinnor . XIII-6Lions regionala seminarium för kvinnor . XIII-7Nyklubbildning . XIII-7Ansökan om charterBärkraftiga klubbarKlubbfilialprogramInformationsmöten för nya medlemmar . XIII-9Intagningsceremoni för nya medlemmar . XIII-10Lions globala välkomstdag för nya medlemmar. XIII-10vi
InnehållKonceptGenomförandeLions mentorprogram . XIII-11Familjer och kvinnor i Lions . XIII-12FamiljemedlemskapVarför fokusera på familjer och kvinnor?VerktygLions lejonungeprogramStudentmedlemmar och Leo-till-Lion program . XIII-14Transfermedlemmar . XIII-15Lioness Bridge-programmetBestämmelser för nya klubbar . XIII-18Medlemskategorier . XIII-19XIV.PRPR på distriktsnivå . XIV-1Publikationer och logotyper . XIV-1Videor och pressmeddelanden . XIV-1Sociala medier . XIV-1E-distriktshus, e-klubbhus och e-leoklubbhus. XIV-2Lions Newswire . XIV-2Tidningen LION . XIV-2Krav på artiklar och fotografierUtgivning av tidningen LIONGåvoprenumerationer på tidningen LIONUppsats- och fredsaffischtävling . XIV -4Lions Clubs Internationals tävlingsregler . XIV -5Internationell nyhetsbrevstävlingInternationell webbplatstävlingOfficiellt protokoll . XIV-6RangordningDignitärer som inte är lionmedlemmarPlacering vid honnörsbordetCeremonimästare och mötessekreterareFlera honnörsbordIntroduktion av hedersbordets gästerNationalsångerXV.SERVICEAKTIVITETERLions antagna serviceprogram . XV-1Samhällsservice . XV-2Lion lag i arbeteKultur- och samhällsaktiviteterKatastrofhjälp. XV-2Lions ALERT-programvii
InnehållMiljöservice . XV-2Lions gröna teamLions fototävling om miljöHälsa och friskvård . XV-3Hörselinformation och hjälpinsatserSyninformation och hjälpinsatserInternationella relationerVänklubbarLions tillfällen för ungdom . XV-5Internationell fredsaffischtävlingLeoklubbprogrammetLions internationella ungdomsläger och ungdomsutbyteLions unga ledare i serviceLions service för barnXV-6Symposieprogram om Lions service för barnLions program barn förstLions och UNICEF:s program ivitetsutmärkelser . XVI-1Utmärkelser för distrikts- och klubbadministration . XVI-7Utmärkelse för ledarutveckling . XVI-8Utmärkelser för medlemsutveckling. XVI-9Utmärkelser till distrikt . XVI-11Den internationella presidentens utmärkelser. XVI-12LCIF-utmärkelser . XVI-14LCIF-erkänsla . XVI-16PR-utmärkelser. XVI-17viii
InnehållXVII. SUCCESIONSPLANERINGBörja med slutet i minnet . XVII-1Förbereda din efterträdare. XVII-1Överlämnande av distriktets handlingar . XVII-2Du har nytta av dina ledaregenskaper hela livet . XVII-2XVIII. DITT GUVERNÖRSRÅDGuvernörsråd. XVIII-1Guvernörsrådets befogenheter och ansvar . XVIII-1Guvernörsrådets tjänstemän . XVIII-2Multipeldistriktets guvernörsrådsordförande . XVIII-3Multipelsditriktets sekreterare/kassör . XVIII-3XIX.ANSÖKNINGAR, RAPPORTER OCH FORMULÄR – -510Distriktsguvernörens utgiftsräkning för resor och kontorAnsökan om klubbens excellensutmärkelseRapport från distriktsmöteAnsökan om excellensutmärkelse till distriktsguvernörens teamInrapportering av distriktstjänstemänBiografisk information för distriktsguvernörBiografisk information för första vice distriktsguvernörBiografisk information för andra vice distriktsguvernörReorganiseringsrapportStatus Quo-rekommendationUtmärkelse för återuppbyggnad av klubbAnhållan om samgående av lionklubbarAnhållan om ändring av klubbnamnPrioriterad klubbstatusDistriktsguvernörens rapport av möten och klubbesökInrapportering av distriktsordförandeRapportformulär för distriktets ungdomsläger och ungdomsutbytenUppdaterad: januari 2016ix
Kapitel 1DISTRIKTSGUVERNÖRENS TEAMI dagens snabbt föränderliga värld måste medlemmarna förena familj, arbete ochfrivilliginsatser. Med anledning av att distriktsguvernörens roll är komplex och krävandekan han/hon dela med sig av sina uppgifter till den första och den andra vicedistriktsguvernören. Detta kommer att uppmuntra till samarbete, leda till bättre kontinuiteti distriktets administration samt förbereda den första och andra vice distriktsguvernörenför rollen som distriktsguvernör.Distriktsguvernörens team består av distriktsguvernören samt första och andra vicedistriktsguvernör, vilka samarbetar för att tillhandahålla effektivt ledarskap i distriktet.Distriktsguvernören är teamets ledare och utöver att övervaka distriktets all verksamhetär han/hon även ansvarig för att utveckla teamets strategier, stödja och motivera de vicedistriktsguvernörerna samt följa upp teamets alla insatser.Denna samlade laginsats förbättrar inte endast distriktets administration, utan denhjälper även de vice distriktsguvernörerna att under en tvåårsperiod förbereda sig införsamt med självförtroende och effektivitet ta sig an posten som distriktsguvernör. Denandra vice distriktsguvernören har möjlighet att lära sig hur distriktet drivs, varakontaktperson gentemot distriktets GLT, bli mer bekant med LCI:s program och attbedöma behov i distriktets klubbar. Därefter som första vice distriktsguvernör ikläderhan/hon sig ett större ansvar för ökat antal klubbar och medlemmar, är kontaktpersongentemot distriktets GMT, tar sig an speciella uppgifter och representerardistriktsguvernören vid möten och evenemang, alltefter behov.Distriktsguvernören är distriktets viktigaste ledare och har mycket att göra. Att på etteffektivt sätt delegera uppgifter till första vice distriktsguvernör och till andra vicedistriktsguvernör kan förbättra distriktet och dess verksamhet och samtidigt förbereda device distriktsguvernörerna på framtida roller som ledare.Distriktsguvernörens team representerar organisationen i distriktet och står underöverinseende av den internationella styrelsen. Som i alla effektiva team har varjemedlem i distriktets ledarskapsteam tilldelats specifikt ansvar och specifika uppgifter,vilka de ansvarar för. En översikt över dessa poster finns på följande sidor. Merdetaljerad information finns i den internationella styrelsens policymanual, vilken du finnerpå LCI:s webbplats.DistriktsguvernörDistriktsguvernören är distriktets högsta administrativa chef i distriktet och leder distriktsguvernörens team. Enligt stadgarna och arbetsordningen för distrikt är detdistriktsguvernörens uppgift att:I-1
Övervaka det globala medlemsteamet på distriktsnivå samt främja medlemstillväxtoch nyklubbildning.Övervaka det globala ledarskapsteamet på distriktsnivå samt främja ledarutveckling iklubbarna och i distriktet.Främja Lions Clubs International Foundation och organisationens allaserviceaktiviteter.Vara ordförande vid distriktsrådsmöten, distriktsmöten och andra möten i distriktet.Vid de tillfällen han/hon inte kan vara ordförande skall ordförande vid sådana mötenvara första eller andra vice distriktsguvernör, men om även han/hon inte ärnärvarande skall en distriktstjänsteman utses till ordförande av de medlemmar somdeltar i mötet.Främja harmoni bland distriktets klubbar.Utöva ledning och befogenhet över distriktets tjänstemän och kommittéer i enlighetmed distriktets stadgar och arbetsordningSäkerställa att varje lionklubb i distriktet besöks av distriktsguvernören eller annandistriktstjänsteman minst en gång per år, för att främja framgångsrik verksamhet iklubben, samt att besökande tjänsteman sänder in en besöksrapport för varje besöktill det internationella huvudkontoret.Till multipeldistriktet skicka in en aktuell och specificerad rapport avseende distriktetsintäkter och kostnader avseende hans/hennes distriktsmöte eller årligt möte idistriktet.Så snart som möjligt efter ämbetsperiodens slut överlämna distriktets medel,bokföring och andra finansiella handlingar till sin efterträdare på denna post.Rapportera alla kända brott mot användande av organisationens namn och emblemtill Lions Clubs International.Utföra andra uppgifter som föreskrivs av den internationella styrelsen, i handbok fördistriktsguvernörens team samt i andra direktiv.Första vice distriktsguvernörEnkeldistrikt och distrikt skall välja en första vice distriktsguvernör i enlighet medinternationella stadgar och arbetsordning, distriktets stadgar och arbetsordning ochantagna valprocedurer. Andra vice distriktsguvernör efterträder inte automatiskt förstavice distriktsguvernör, men han/hon är den enda kandidaten.Första vice distriktsguvernör hjälper distriktsguvernören med medlemsutveckling,nyklubbildning och marknadsföring av distriktets evenemang. Specifikt ansvar för dennatjänsteman är att: Främja organisatio
Förord Framgångarna för Lions Clubs International är till stor del beroende på effektiviteten bland våra ledare på alla nivåer i organisationen.
